Trước đây, tính năng Pooled Storage – Bộ nhớ gộp mới chỉ có sẵn cho người dùng ở các phiên bản Google Workspace Business Standard trở lên. Nhưng theo thông báo mới nhất, Google Workspace Business Starter chính thức được cập nhật tính năng đặc biệt này, khiến cho gói dịch vụ trở nên vượt trội hơn bao giờ hết! Cùng CleverAds tìm hiểu về bản cập nhật đặc biệt từ Google cho gói dịch vụ này nhé!

1. Sự thay đổi về gói Google Workspace Business Starter

Google Workspace đang cung cấp rất nhiều phiên bản khác nhau tùy vào mong muốn của người dùng. Business Starter thường là gói dịch vụ được ưu tiên trải nghiệm để hiểu hơn về các tính năng và công cụ của Google Workspace. 

Tuy nhiên, Business Starter bắt gặp nhiều hạn chế, với việc chỉ có 30GB dung lượng cá nhân mỗi tài khoản, nếu hết dung lượng thì người dùng buộc phải nâng cấp lên các phiên bản cao hơn. 

Theo cập nhật mới nhất của Google từ ngày 15 tháng 5 năm 2023 Google sẽ bắt đầu áp dụng  điều này. Gói trải nghiệm Google Workspace Business Starter sẽ được cập nhật thêm tính năng Pooled storage (Bộ nhớ gộp) và Shared Drive (Bộ nhớ dùng chung). Đây được coi là một trong những thay đổi đáng kể.

Thông tin từ Google: Google Workspace Updates

Nếu trước đây mỗi người dùng Google Drive có một bộ nhớ riêng biệt, và nếu một người dùng ít, một người dùng nhiều nhưng lại không thể chia sẻ cho nhau tạo nên sự lãng phí và không tận dụng hết lợi ích của Google Drive. Thì nay, Google giới thiệu tính năng Pooled Storage với bộ nhớ của tất cả người dùng được gộp chung vào một bộ nhớ tổng của cả tổ chức.

Tổng bộ nhớ gộp của cả tổ chức tính bằng số lượng giấy phép nhân với dung lượng của mỗi giấy phép và là tổng mức dung lượng mà cả tổ chức có thể sử dụng, với mỗi giấy phép người dùng mới, dung lượng bộ nhớ gộp lại được tăng lên.

Với Pooled Storage quản trị viên có thể cài đặt và thay đổi mức dung lượng giới hạn cho mỗi người tuỳ thuộc vào nhu cầu lưu trữ của từng cá nhân, hoặc cài đặt giới hạn dung lượng cho từng phòng ban nhỏ. Điều này giúp khai thác tối đa lợi ích của Google Drive và khiến việc quản lý dung lượng trở nên đơn giản, linh hoạt, hiệu quả hơn, nhất là khi mới đây Google đã không cho phép người dùng tài khoản Google Workspace được mua các gói dung lượng bổ sung như trước.

Đọc thêm: 7 tính năng mới từ Google Workspace làm thay đổi doanh nghiệp

2. Lợi ích đặc biệt từ bản cập nhật mới

Thêm tính năng Pooled Storage

Dung lượng lưu trữ gộp từ Pooled Storage (bộ nhớ gộp) cung cấp một cách đơn giản và linh hoạt hơn để quản lý dung lượng lưu trữ, vì tất cả dung lượng lưu trữ được chia sẻ trong toàn tổ chức, không còn quản lý đơn lẻ. Với dung lượng lưu trữ gộp, quản trị viên cũng có nhiều công cụ hơn để theo dõi cách sử dụng dung lượng lưu trữ trong toàn tổ chức. 

Nói một cách đơn giản hơn, dung lượng của Drive mặc định sẽ có trường hợp người sử dụng ít, người không sử dụng và người sử dụng nhiều, gây ra lãng phí dung lượng và không tối ưu khi người cần lại không thể lấy thêm dung lượng từ người còn dư. 

Pooled Storage giải quyết vấn đề đó bằng cách trao quyền cho admin có thể phân chia dữ liệu của toàn bộ doanh nghiệp. Những người không sử dụng dung lượng sẽ được chuyển phần dung lượng không sử dụng đó sang cho các cá nhân khác. Nói cách khác, quản trị viên có quyền giới hạn dung lượng tùy thuộc vào nhu cầu lưu trữ của từng cá nhân. 

Ngoài ra, Pooled Storage cũng hiển thị số dung lượng đang lưu trữ ở từng danh mục như dung lượng ảnh, dung lượng video, dung lượng Drive đang là bao nhiêu. 

Thêm tính năng Shared Drive

Lợi ích bổ sung trong bản cập nhật cũng bao gồm Shared Drive. 

Business Starter giờ đây sẽ có quyền hạn quản trị toàn diện hơn với sự trợ giúp của Shared Drive. Người dùng giờ đây có thể tạo bộ nhớ dùng chung (Shared Drive) và chỉ cấp quyền sở hữu cho các thành viên trong doanh nghiệp.

Khác với My Drive, bộ nhớ Shared Drive thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và sẽ không mất đi khi người dùng khác chủ động xóa tài khoản hay rời doanh nghiệp. Các thành viên trong nhóm vẫn có thể sử dụng bộ nhớ dùng chung, thay vì lưu trữ trong 1 tài khoản Gmail cá nhân đầy rủi ro. 

Tham khảo thêm: Bảng giá Google Workspace cập nhật mới nhất 2023 với đa dạng lựa chọn

Pooled Storage – Quản lý dung lượng dễ dàng hơn

Dung lượng lưu trữ gộp là một mô hình đơn giản và linh hoạt để chia sẻ dung lượng lưu trữ trong một tổ chức và mô hình này cho phép quản trị viên quản lý dung lượng lưu trữ trong tổ chức của họ dễ dàng hơn.

Shared Drive – Cộng tác tốt hơn

Một phần trong việc trao quyền cho khách hàng của chúng tôi để họ thực hiện công việc một cách tốt nhất có nghĩa là giảm thiểu trở ngại xung quanh việc cộng tác và chia sẻ tệp. Bộ nhớ dùng chung là công cụ chính để cộng tác—người dùng có thể lưu trữ, tìm kiếm và truy cập tệp của nhóm mình ngay lập tức. Ngoài ra, họ cung cấp các lợi ích như:

• Khả năng truy cập dễ dàng: Không cần phải gửi yêu cầu truy cập khi người dùng là thành viên doanh nghiệp; tìm kiếm các tài liệu liên quan với tất cả các tệp của nhóm ở cùng một nơi.
• Các tệp không thể bị mất: Tất cả nội dung vẫn được giữ nguyên — ngay cả khi cộng tác viên hoặc thành viên nhóm rời đi, nội dung sẽ không thay đổi.
• Cộng tác dễ dàng: Mọi thành viên của bộ nhớ dùng chung đều có thể khám phá và cộng tác trong cùng một tệp. Doanh nghiệp cũng có thể thêm người dùng bên ngoài nhóm hoặc tổ chức của mình.
• Có thể truy cập ở mọi nơi: Bất kể vị trí hoặc thiết bị, doanh nghiệp đều có thể truy cập dễ dàng, thuận tiện.

3. Cập nhật với bảng giá không đổi

• Từ ngày 15 tháng 5, tất cả các khách hàng mới đăng ký gói Business Starter sẽ được cập nhật mới ngay lập tức.
• Bộ nhớ gộp Pooled Storage sẽ bắt đầu được triển khai cho khách hàng Business Starter đang sử dụng gói vào ngày 22 tháng 5 năm 2023 và cập nhập dần Shared Drive trong thời gian tới

Tuy cập nhật thêm tính năng ưu việt mà trước đây các doanh nghiệp phải tốn gấp nhều lần chi phí mới có thể sở hữu. Ngay từ bây giờ doanh nghiệp đã có thể tối ưu chi phí, sử dụng Google Workspace với gói Google Workspace Business Starter đến từ CleverAds

Kết luận

Google Workspace Business Starter nay đã toàn diện hơn cho khách hàng có thể trải nghiệm những tính năng đáng sử dụng nhất của Google Workspace. Người dùng đã có thể hưởng lợi nhiều ngay từ gói trải nghiệm, nếu có bất kỳ câu hỏi hay quan tâm đến Google Workspace, đừng ngần ngại liên hệ với CleverAds để nhận được tư vấn nhiệt tình, chuyên nghiệp, giải đáp mọi thắc mắc nhé!

CleverAds, với tư cách là đối tác cấp cao chính thức đầu tiên của Google tại Việt Nam, đã trở thành đối tác tin cậy của hơn 500 doanh nghiệp SMEs trong việc triển khai và tối ưu hóa Google Workspace. Với giải pháp Google Workspace được cung cấp bởi CleverAds, doanh nghiệp có thể tận hưởng những ưu đãi tốt nhất trên thị trường.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn muốn nâng cao hiệu suất làm việc, quản lý email thông minh và đạt được sự tổ chức tốt hơn trong công việc hàng ngày, hãy liên hệ với CleverAds ngay hôm nay. CleverAds sẽ hỗ trợ bạn trong việc triển khai và tận dụng tối đa Google Workspace để đáp ứng nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp của bạn. Hãy cùng CleverAds bắt đầu hành trình làm việc thông minh hơn ngay bây giờ.

Nếu doanh nghiệp đang cần các giải pháp về Google Workspace, liên hệ với chúng tôi tại CleverAds để được hỗ trợ nhanh nhất.