Chữ ký email chuyên nghiệp là gì? Email là một trong những công cụ phổ biến nhất mà ai làm kinh doanh doanh nghiệp cũng đều tiếp xúc. Lợi thế khi có chữ ký email chuyên nghiệp là rất lớn, cùng CleverAds tìm hiểu nhé!

1. Chữ ký email là gì? Tại sao cần chữ ký email chuyên nghiệp?

Chữ ký email là một dạng đặc biệt của chữ ký điện tử, được sử dụng để xác thực danh tính của người gửi email và bảo đảm tính toàn vẹn của nội dung email. Chữ ký email trong Gmail doanh nghiệp ngoài đóng vai trò là một chữ ký điện tử, nó còn có thể được tùy chỉnh đa dạng như thêm đính kèm vị trí công việc hiện tại, số điện thoại, tên nơi làm việc, … . Tầm quan trọng của chữ ký email chuyên nghiệp không chỉ nằm ở việc bảo vệ thông tin cá nhân mà còn giúp tăng tính chính xác và xác minh của người gửi.

Khi có một chữ ký email chuyên nghiệp, người dùng cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của mình trong công việc và đem lại sự tin tưởng của người nhận email bởi các doanh nghiệp và cá nhân có khả năng tùy chỉnh và đính kèm thông tin về chức danh, địa chỉ, số điện thoại hoặc logo của công ty.

Ngoài ra, chữ ký email cũng giúp giảm thiểu rủi ro của việc gửi mail sai người hoặc bị điều chỉnh giữa chừng. Với những chủ doanh nghiệp điều hành nhiều công ty, việc có nhiều chữ ký email khác nhau là điều cần thiết để tránh những sai sót có thể xảy ra. Các thông tin như tên, địa chỉ email và thông tin liên lạc khác được đặt trong chữ ký email giúp cho việc gửi và nhận email trở nên hiệu quả hơn, tránh nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian. Tóm lại, chữ ký email chuyên nghiệp là một phần quan trọng trong giao tiếp qua email hiện nay.

Đọc thêm: Đăng ký tên miền cho doanh nghiệp – hướng dẫn từ A – Z

2. Lợi ích khi có chữ ký email chuyên nghiệp

Có chữ ký email chuyên nghiệp sẽ đem lại nhiều lợi ích cho cá nhân hoặc doanh nghiệp, bao gồm:

• Tạo ấn tượng chuyên nghiệp: Chữ ký email chuyên nghiệp giúp bạn tạo ấn tượng mạnh với đối tác, khách hàng và đồng nghiệp.
• Giúp xây dựng lòng tin từ khách hàng: Việc sử dụng chữ ký email chuyên nghiệp giúp khách hàng có cảm giác an tâm khi liên hệ với doanh nghiệp, qua đó giúp xây dựng lòng tin từ khách hàng.
• Tạo thương hiệu: Chữ ký email chuyên nghiệp có thể kèm theo logo và thông tin về doanh nghiệp, giúp tạo thương hiệu và quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp.
• Quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ: Chữ ký email có thể kèm theo thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, giúp quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ đến khách hàng tiềm năng thông qua các email trao đổi thương mại hoặc hội thảo trực tuyến

Đọc thêm: Quản lý Gmail chuyên nghiệp cho doanh nghiệp 2023

3. Hướng dẫn thực hiện chữ ký email chuyên nghiệp 

3.1 Các bước tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Bước 1: Tạo một mẫu chữ ký

Bạn có thể tạo một mẫu chữ ký bằng cách sử dụng các công cụ trực tuyến hoặc phần mềm chỉnh sửa hình ảnh. Một số công cụ trực tuyến phổ biến bao gồm Newoldstamp, Wisestamp và Hubspot. Trong đó, Hubspot là công cụ thường xuyên được sử dụng để tạo mẫu chữ ký email chuyên nghiệp.

Bước 2: Thêm thông tin liên lạc của bạn

Thêm thông tin về tên, chức vụ, thông tin liên hệ và logo của công ty vào chữ ký cá nhân. Thông tin này sẽ giúp người nhận biết được ai đang gửi email, đi kèm đầy đủ thông tin trông chuyên nghiệp hơn.

Bước 3: Thêm liên kết xã hội

Nếu người dùng hoạt động trên các mạng xã hội, hãy thêm liên kết đến các trang cá nhân. Liên kết mạng xã hội thường được sử dụng là Linkedin – mạng xã hội dành riêng cho các cá nhân trong doanh nghiệp. Điều này có thể giúp tăng khả năng tương tác trên các mạng xã hội, góp phần gia tăng uy tín khi người nhận có thể biết bạn là ai, quan tâm tới lĩnh vực gì, có phải tài khoản thật hay không.

Bước 4: Tối ưu hóa cho di động

Với số lượng người sử dụng email trên điện thoại di động đang tăng, việc tối ưu hóa chữ ký cho di động là rất quan trọng. Hãy chắc chắn rằng chữ ký có thể hiển thị đúng trên các thiết bị di động và không bị thu nhỏ quá mức.

Bước 5: Sử dụng ký tự đơn giản

Nhiều màu, phức tạp về thông tin, thêm địa chỉ nhà ở, … là điều không cần thiết trong chữ ký email chuyên nghiệp, ngược lại, khiến cho chữ ký có phần làm người nhận cảm thấy khó chịu. Chữ ký email nên được thiết kế đơn giản và dễ đọc để đảm bảo tính chuyên nghiệp. Sử dụng font chữ rõ ràng và tránh sử dụng quá nhiều màu sắc hoặc ký tự đặc biệt.

Bước 6: Kiểm tra lại chữ ký của bạn trước khi sử dụng

Cuối cùng, hãy kiểm tra lại chữ ký trên một số thiết bị và trong các trình duyệt khác nhau để đảm bảo rằng nó có thể hiển thị đúng trên mọi thiết bị. Nếu người dùng có hai email khác nhau, hãy gửi nháp một email cho tài khoản bên kia, để xem chữ ký được hiển thị đã ổn, chuyên nghiệp chưa. Nếu cần, hãy gửi thêm cho đồng nghiệp và để họ đánh giá một cách khách quan. 

3.2 Cách cài đặt chữ ký vào gmail 

Bước 1: truy cập mail.google.com, chọn vào biểu tượng cài đặt và chọn xem tất cả cài đặt

Bước 2: Tại mục Cài đặt chung, doanh nghiệp sẽ tìm thấy cài đặt cho chữ ký email (Signature), Nhấn vào tạo mới để tạo một chữ ký email chuyên nghiệp

Bước 3: tiến hành cài đặt email doanh nghiệp chuyên nghiệp theo các bước trên

4. Email đuôi công ty chuyên nghiệp với Google Workspace

Minh chứng dễ thấy nhất với doanh nghiệp có đầu tư về hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp chính là đuôi tên miền công ty. Thay vì đuôi @gmail.com như các tài khoản cá nhân miễn phí, doanh nghiệp này có thể trả phí để sở hữu tên miền @tencongty.vn và trở nên thu hút hơn trong mắt khách hàng và đối tác. Tên miền đuôi công ty sẽ có hiệu lực khi doanh nghiệp đăng ký Google Workspace – giải pháp chuyển đổi số và số hóa quy trình từ tập đoàn Google – đã được tin dùng bởi hàng triệu doanh nghiệp trên toàn thế giới.

Email đuôi công ty đi kèm cùng chữ ký email chuyên nghiệp sẽ là những ấn tượng đầu tiên của doanh nghiệp đối với khách hàng và đối tác. Đây là giải pháp bền vững và có phí định kỳ, hầu hết các doanh nghiệp có uy tín tại Việt Nam đều đã đăng ký Google Workspace tại CleverAds mỗi khi giải ngân hằng năm. Ngoài việc cung cấp tên miền cho email, Google Workspace còn là trợ thủ đắc lực trong mọi hoạt động vận hành như lưu trữ, tìm kiếm, số hóa tài liệu, cộng tác và làm việc trực tuyến, … . Vì vậy, đừng ngần ngại để lại thông tin cho CleverAds để nhận được tư vấn nhiệt tình, giải đáp mọi thắc mắc nhé!

Nếu doanh nghiệp đang cần các giải pháp về Google Workspace, liên hệ với chúng tôi tại CleverAds để được hỗ trợ nhanh nhất.