Google Docs: Bí kíp tài liệu của các doanh nghiệp SMEs

Google Docs: Bí kíp tài liệu của các doanh nghiệp SMEs

Doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một giải pháp hiệu quả để quản lý và chia sẻ tài liệu? Hãy sử dụng Google Docs – một trong những công cụ đám mây phổ biến nhất hiện nay. Với Google Docs, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, tăng tính hiệu quả và linh hoạt cho công việc, đảm bảo tính bảo mật và dễ dàng quản lý tài liệu.

Hãy đọc bài viết dưới đây của CleverAds để tìm hiểu thêm về tầm quan trọng và lợi ích của việc sử dụng Google Docs cho doanh nghiệp SMEs của bạn nhé.

1. Giới thiệu về Google Docs

Google Docs là một ứng dụng thuộc bộ sản phẩm Google Workspace. Google Docs là một công cụ đám mây miễn phí của Google, cung cấp các tính năng xử lý văn bản, bảng tính, trình chiếu và thảo luận. Google Docs cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ các tài liệu trực tuyến một cách dễ dàng và hiệu quả.

Bất kỳ ai có tài khoản Google đều có thể truy cập Google Docs và sử dụng các tính năng của nó trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet.

Xem thêm: Google Sheets: Giải pháp hiệu quả quản lý doanh nghiệp

Google Docs được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), giúp cho việc quản lý tài liệu trở nên đơn giản và tiết kiệm chi phí. Gần 23% các doanh nghiệp SMEs đã sử dụng Google Docs vào năm 2015, và con số này vẫn đang tăng lên một cách mạnh mẽ.

Nếu doanh nghiệp chưa tận dụng được nền tảng miễn phí này, hãy tiếp tục đọc bài viết dưới đây để hiểu tại sao Google Docs nên được sử dụng. 

2. Các tính năng của Google Docs

google docs

Mặc dù là một ứng dụng hoàn toàn miễn phí, Google Docs cung cấp tới người dùng doanh nghiệp tất cả các tính năng như một bộ ứng dụng văn phòng có giá trị cao:

Soạn thảo văn bản

Google Docs cho phép doanh nghiệp tạo, chỉnh sửa và định dạng văn bản trực tiếp trên nền tảng trực tuyến.

Chia sẻ và làm việc cùng nhau

Doanh nghiệp có thể chia sẻ tài liệu cho người khác để cùng làm việc trên cùng một tài liệu. Họ có thể xem, chỉnh sửa hoặc bình luận trực tiếp trên tài liệu.

Lưu trữ và truy cập dữ liệu

Google Docs cho phép người dùng lưu trữ tài liệu trực tuyến và truy cập chúng từ bất kỳ đâu, bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet.

Định dạng và tùy chỉnh

Google Docs cung cấp nhiều công cụ định dạng và tùy chỉnh, bao gồm font chữ, kích thước chữ, màu sắc, đánh dấu và kiểu dáng.

Thêm hình ảnh và bảng biểu

Người dùng có thể thêm hình ảnh, bảng biểu và đồ thị vào tài liệu của mình.

Tích hợp với các ứng dụng khác

Google Docs tích hợp với nhiều ứng dụng khác của Google, bao gồm Google Sheets và Google Slides, để người dùng có thể tạo và quản lý các tài liệu liên quan.

Lịch sử phiên bản

Google Docs cho phép người dùng theo dõi lịch sử phiên bản của tài liệu, với khả năng khôi phục lại các phiên bản trước đó của tài liệu.

Tính năng hợp tác và góp ý

Google Docs cung cấp tính năng hợp tác và góp ý, giúp người dùng làm việc cùng nhau trên cùng một tài liệu, thảo luận và trao đổi ý kiến.

Quan trọng nhất, Google Docs miễn phí và chỉ yêu cầu kết nối Internet và trình duyệt Web. Vì Google Docs là ứng dụng nền tảng đám mây (Cloud-based), doanh nghiệp không cần phải tải bất cứ điều gì xuống máy tính. Thậm chí các tài liệu mà doanh nghiệp tạo ra cũng được tự động lưu vào đám mây và không chiếm không gian trên máy tính. Và doanh nghiệp hoàn toàn vẫn có thể lưu các tệp vào ổ cứng của mình nếu muốn.

Xem thêm: 7 tính năng mới từ Google Workspace làm thay đổi doanh nghiệp

3. Lợi ích cho doanh nghiệp sử dụng Google Docs

google docs

Có nhiều lợi ích khi doanh nghiệp SMEs (Small and Medium-sized Enterprises – Doanh nghiệp vừa và nhỏ) sử dụng Google Docs. Dưới đây là một số lợi ích chính:

Giảm chi phí

Google Docs là một công cụ miễn phí và không yêu cầu phải trả phí bản quyền. Do đó, SMEs có thể tiết kiệm chi phí so với việc mua một phần mềm xử lý văn bản, bảng tính hay tạo bài thuyết trình.

Cộng tác và chia sẻ tài liệu dễ dàng

Với Google Docs, nhiều người có thể làm việc trên cùng một tài liệu cùng lúc. Do đó, SMEs có thể tăng tính hiệu quả trong việc cộng tác và hoàn thành các dự án nhanh hơn. Hơn nữa, SMEs có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu với nhân viên, đối tác hoặc khách hàng một cách nhanh chóng và tiện lợi.

Lưu trữ trên đám mây và truy cập từ bất kỳ đâu

Tất cả các tài liệu được lưu trữ trên đám mây và có thể truy cập từ bất kỳ đâu có kết nối Internet. Điều này giúp cho SMEs dễ dàng làm việc từ xa hoặc di chuyển mà không cần mang theo máy tính.

Tính linh hoạt và đa nền tảng

Google Docs có thể sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm máy tính, máy tính bảng và điện thoại thông minh. Việc sử dụng Google Docs giúp doanh nghiệp SMEs tăng tính linh hoạt và thuận tiện trong việc quản lý các tài liệu của mình.

Tóm lại, việc sử dụng Google Docs giúp SMEs tiết kiệm chi phí, tăng tính hiệu quả trong việc cộng tác và chia sẻ tài liệu, và thuận tiện trong việc truy cập và quản lý các tài liệu của mình.

Xem thêm: Google Workspace và G Suite: Đâu là điểm khác biệt?

4. Các gợi ý giúp doanh nghiệp SMEs sử dụng Google Docs hiệu quả

google docs

Dưới đây là một số bí quyết để doanh nghiệp nâng cao hiệu suất khi sử dụng Google Docs:

Học cách sử dụng các tính năng mới

Google Docs thường được cập nhật với các tính năng mới, cải tiến để cải thiện trải nghiệm người dùng. Hãy dành thời gian để tìm hiểu và học cách sử dụng các tính năng mới, để có thể tận dụng tối đa các tính năng mà Google Docs cung cấp.

Tạo các mẫu tài liệu

Tạo các mẫu tài liệu (ví dụ: hợp đồng, báo giá, hóa đơn) để tiết kiệm thời gian và giảm thiểu lỗi trong quá trình tạo tài liệu. Các mẫu tài liệu cũng giúp tạo sự nhất quán trong các tài liệu của doanh nghiệp.

Sử dụng tính năng cộng tác

Sử dụng tính năng cộng tác của Google Docs để tăng tính hiệu quả trong việc làm việc nhóm. Hãy sử dụng tính năng chia sẻ để cho phép các thành viên trong nhóm truy cập và chỉnh sửa các tài liệu cùng một lúc, giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính đồng bộ trong quá trình làm việc.

Sử dụng phím tắt

Học cách sử dụng các phím tắt để tăng tốc độ trong quá trình tạo tài liệu. Google Docs có nhiều phím tắt cho các tính năng phổ biến như thêm định dạng văn bản, thay đổi kích cỡ phông chữ và đánh dấu chú thích.

Đồng bộ hoá với các ứng dụng khác

Sử dụng tính năng đồng bộ hoá để kết hợp Google Docs với các ứng dụng khác như Google Drive, Gmail, Google Calendar để tăng tính hiệu quả trong quá trình quản lý tài liệu và lịch làm việc.

Tổ chức các tài liệu

Tổ chức các tài liệu trong thư mục và sử dụng các nhãn để giúp dễ dàng tìm kiếm và quản lý các tài liệu của doanh nghiệp.

5. Kết luận

Google Docs chính là bí kíp tài liệu của các SMEs với đa dạng các tính năng đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu khắt khe của chủ doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp Google Docs cùng các ứng dụng khác của bộ sản phẩm Google Workspace, hiệu suất và chất lượng công việc sẽ được nâng cao tới mức tối đa bởi tính thực tế toàn diện của bộ sản phẩm. 

Gần 500 doanh nghiệp đã tin tưởng lựa chọn CleverAds làm đơn vị cung cấp gói sản phẩm Google Workspace. CleverAds đã thành công hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng để sở hữu một hệ thống quản trị toàn diện và hiệu quả. 

Tự hào là đối tác cao cấp chính thức đầu tiên của Google, CleverAds tự tin có thể cung cấp cho doanh nghiệp bạn những gói dịch vụ  Google Workspace phù hợp nhất với mức giá tốt nhất.

Nếu doanh nghiệp đang cần các giải pháp về Google Workspace, liên hệ với chúng tôi tại CleverAds để được hỗ trợ nhanh nhất!

    Liên Hệ Để Được Tư Vấn