Google Workspace Admin là gì? Những vai trò của Admin trong tổ chức

Google Workspace Admin hiện vẫn còn đang khá xa lạ với nhiều tổ chức và doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây lại là vai trò vô cùng quan trọng và không thể thiếu. Họ là những người có trình độ và kỹ năng chuyên môn cao, đảm bảo hoạt động quản trị và quản lý trong doanh nghiệp diễn ra hiệu quả.  

1. Khái quát về Google Workspace Admin 

Google Admin là một vai trò quản trị trong Google Workspace, một bộ công cụ cung cấp các ứng dụng và dịch vụ của Google như Gmail, Google Drive, Google Docs, và nhiều ứng dụng khác. 

Đọc thêm: Những điều doanh nghiệp cần biết về Google Partner 

Google Workspace Admin là tài khoản được cấp quyền truy cập vào Google Workspace Admin Console và Admin API để quản lý và quản trị tốt hơn trong môi trường doanh nghiệp. 

2. Vai trò của Google Workspace Admin trong tổ chức 

2.1 Quản lý người dùng

Admin có trách nhiệm tạo, quản lý và xóa tài khoản người dùng trong tổ chức. Họ có thể tạo tài khoản mới, thực hiện cấu hình và cung cấp quyền truy cập cho người dùng, quản lý danh sách liên hệ và nhóm người dùng. 

Ví dụ, họ sẽ phải tạo tài khoản email cho nhân viên mới hoặc các thực tập sinh mới trong công ty để họ có thể gửi và nhận email từ tên miền của doanh nghiệp. Đồng nghĩa với việc, khi có nhân viên rời công ty, Admin sẽ phải xóa tài khoản hoặc vô hiệu hóa tài khoản của nhân viên đó. Họ cũng phải quản lý thông tin người dùng bằng cách cập nhật thông tin liên hệ của nhân viên khi có sự thay đổi. 

2.2. Quản lý cấu hình 

Họ có quyền tùy chỉnh và cấu hình các ứng dụng và dịch vụ trong Google Workspace theo yêu cầu của tổ chức. Họ cũng có thể cung cấp và hủy quyền truy cập vào các ứng dụng, tùy chỉnh cài đặt và chính sách, và điều chỉnh các tính năng tùy chọn. 

Thực tế, họ có thể thiết lập xác thực hai yếu tố cho tài khoản người dùng, áp dụng quy tắc mật khẩu mạnh, quản lý quyền ứng dụng của người dùng và thiết lập bộ lọc thư rác. 

2.3. Quản lý bảo mật 

Vị trí này cần đảm bảo tính bảo mật và an toàn dữ liệu trong Google Workspace cho tổ chức và doanh nghiệp. Họ có thể thiết lập các chính sách bảo mật, quyền kiểm soát truy cập, quản lý chứng chỉ SSL, theo dõi và xử lý các sự cố bảo mật, và thực hiện các biện pháp bảo vệ dữ liệu quan trọng. 

Đọc thêm: Tầm quan trọng của mật khẩu Google với doanh nghiệp 

2.4. Hỗ trợ kỹ thuật 

Họ cũng luôn là những người cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng trong doanh nghiệp. Giải quyết các vấn đề liên quan đến Google Workspace, cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho người dùng. Đồng thời, họ cũng phải giải quyết các sự cố kỹ thuật để đảm bảo hoạt động luôn suôn sẻ. 

3. Ai nên làm Google Workspace Admin trong doanh nghiệp 

Tùy thuộc vào quy mô, cấu trúc và yêu cầu cụ thể của mỗi doanh nghiệp, thông thường Admin có thể là HR, nhóm IT hoặc phòng công nghệ thông tin. 

Họ cần đảm bảo kiến thức về quản lý hệ thống và mạng. Hiểu về cấu hình, bảo mật, quản lý người dùng,… Đặc biệt, họ phải có kiến thức chuyên sâu về Google Workspace Admin. Ngoài ra, Admin cũng cần có kỹ năng giao tiếp, có khả năng giải thích và hướng dẫn tốt để đảm bảo quá trình hỗ trợ người dùng trong doanh nghiệp được diễn ra thuận lợi. 

4. Các nguồn tài liệu hỗ trợ cho Google Workspace Admin 

4.1. Tài liệu hướng dẫn tham khảo 

Admin có thể tham khảo nguồn tài liệu chính thức từ Google cung cấp là Trung tâm Trợ giúp Google Workspace. Tại đây có hướng dẫn chi tiết về các tính năng, cài đặt và quản lý của Google Workspace. 

4.2. Diễn  đàn và cộng đồng người dùng 

Hãy truy cập Google Cloud Communities. Đây cũng là một nguồn tư liệu rất hữu ích cho Admin mới. Nơi đây, Admin có thể đặt câu hỏi, chia sẻ kinh nghiệm và nhận được sự giúp đỡ từ cộng đồng người dùng Google Workspace. Các vấn đề phổ biến thường gặp đều dễ dàng được hồi đáp từ những người có kinh nghiệp. 

Bên cạnh đó, Admin có thêm nhiều kiến thức về các tình huống thực tế đã xảy ra mà có lẽ chưa gặp bao giờ. Từ đó, rút ra được bài học và cách giải quyết tốt nhất. 

4.3. Hỗ trợ kỹ thuật từ nhóm hỗ trợ Google Workspace

Ngoài ra, Trang Hỗ trợ kỹ thuật Google Workspace cũng là nơi nhiều Admin tìm hiểu về tùy chọn liên hệ, hỗ trợ bao gồm số điện thoại, email, và chat trực tiếp để nhận được hỗ trợ từ nhóm chuyên gia của Google. 

5. Kết luận 

Các tổ chức và doanh nghiệp đang hoặc có ý định sử dụng Google Workspace đều cần hiểu về vai trò cũng như công việc cụ thể của Google Workspace Admin là gì. Từ đó, chọn ra người phù hợp để đảm nhiệm công việc này. 

Với vị trí này, doanh nghiệp đảm bảo cao hơn rất nhiều về tính bảo mật cũng như quy trình hệ thống làm việc. Giúp doanh nghiệp quản trị và quản lý tốt hơn, đem lại hiệu suất công việc ngoài mong đợi. 

Đọc thêm: Đơn vị cung cấp Google Workspace Uy Tín tại Việt Nam 

CleverAds – đối tác cao cấp đầu tiên của Google tại Việt Nam, chúng tôi tự tin cung cấp đến khách hàng các gói Google Workspace siêu ưu đãi dịp sinh nhật 15 năm kỷ niệm thành lập công ty. 

Nếu doanh nghiệp quan tâm đến Google Workspace hãy liên hệ ngay CleverAds để nhận tư vấn.