Gmail Doanh nghiệp: Ưu Điểm Và Hướng Dẫn Thiết Lập Chi Tiết
Gmail doanh nghiệp giúp các doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, hỗ trợ tăng cường bảo mật thông tin, chuẩn hóa quy trình làm việc và nhiều tính năng phong phú khác. Trong bài viết này, CleverAds sẽ chỉ ra những điểm mạnh nổi bật và hướng dẫn các bước tạo gmail doanh nghiệp.
1. Gmail Doanh Nghiệp Là Gì?
Gmail doanh nghiệp là phiên bản nâng cấp được cung cấp bởi Google Workspace. Khác với gmail cá nhân với tên miền @gmail.com, email doanh nghiệp cho phép khách hàng sử dụng tên miền riêng như @tencongty.com.
2. Lợi Ích Của Việc Sử Dụng Gmail Doanh Nghiệp
2.1. Nâng cao uy tín doanh nghiệp
Gmail doanh nghiệp được coi là “bộ mặt” của thương hiệu bởi đây là một trong những công cụ liên lạc chính thống, chuyên nghiệp. Bằng việc đầu tư tên miền riêng, các công ty có thể xây dựng hình ảnh uy tín và tăng cường nhận diện thương hiệu trong mắt các đối tác và khách hàng.
2.2. Tăng cường bảo mật
An toàn bảo mật luôn là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Với gmail doanh nghiệp, khách hàng sẽ an tâm phòng tránh được các cuộc lừa đảo mạng hoặc rò rỉ dữ liệu với các khả năng sau của Google:
- Tính năng tự động chặn 99,9% email rác, các cuộc tấn công mạo danh và phần mềm gây hại.
- Có khả năng phát hiện mã độc gấp đôi so với các sản phẩm khử vi-rút tiêu chuẩn chuyên ngành.
- Không gặp phải lỗ hổng bảo mật nghiêm trọng nào trong thời gian 5 năm qua
Ngoài ra, công nghệ bảo mật tân tiến được tích hợp trực tiếp trong bộ công cụ của Google, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể ngân sách vì giảm thiểu được chi phí dành cho các giải pháp bảo mật email riêng biệt.
Đọc thêm: Mã dự phòng Gmail: Giải pháp thiết yếu cho doanh nghiệp
2.3. Dễ dàng quản lý người truy cập với Gmail doanh nghiệp
Gmail doanh nghiệp hỗ trợ quản trị viên quyền kiểm soát và cấp quyền truy cập cho các thành viên khác. Từ đó, doanh nghiệp có thể hạn chế được những việc truy cập dữ liệu từ các đối tượng không mong muốn.
Bên cạnh đó, gmail doanh nghiệp tích hợp tính năng theo dõi và báo cáo tự động giúp quản trị viên dễ dàng quan sát hoạt động của người dùng và xử lý kịp thời các hành vi bất thường.
Đọc thêm: Quản lý Email doanh nghiệp: 08 mẹo không thể bỏ qua
2.4. Trải nghiệm công nghệ AI trong Gmail doanh nghiệp
Gmail doanh nghiệp trong phiên bản Google Workspace Business Starter trở lên sẽ tích hợp tính năng AI Gemini – một công cụ tân tiến hỗ trợ quá trình làm việc trở nên tiện lợi, tiết kiệm thời gian.
Những ưu điểm nổi bật của AI Gemini trong gmail doanh nghiệp:
- Đề xuất nội dung thông minh: Công nghệ AI Gemini trang bị tính năng đề xuất câu từ, cấu trúc phù hợp với bối cảnh nội dung email. Đồng thời, AI Gemini giúp người dùng kiểm tra ngữ pháp, chính tả và phong cách viết của văn bản email.
- Tự động trả lời email: Doanh nghiệp có thể tạo ra các nội dung phản hồi tự động dựa trên ngữ cảnh email. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cho việc trả lời thủ công các email thường xuyên và trùng lặp.
- Tự động phân loại email: AI Gemini có chức năng phân loại tự động email dựa trên nội dung, người gửi hoặc các tiêu chí khác, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, thuận tiện tìm kiếm email và đề phòng trường hợp “mất dấu email”.
- Xem nhanh nội dung quan trọng: AI Gemini có khả năng tóm tắt những thông tin cốt lõi giúp người dùng nắm bắt thông tin nhanh gọn.
- Không bỏ lỡ email: Với tính năng nhắc nhở tự động để trả lời email, AI Gemini trong gmail doanh nghiệp giúp người dùng tránh tình trạng bỏ sót email.
Đọc thêm: Gemini cho Google Workspace | Công cụ AI tạo sinh cho Doanh nghiệp.
2.5. Tích hợp với các dịch vụ Google Workspace khác
Google Workspace là một hệ sinh thái làm việc trực tuyến mang tính cộng tác cao và liên kết nhiều dịch vụ của Google nhằm tối ưu hiệu suất trong công việc. Vậy nên, với gmail doanh nghiệp, người dùng có thể dễ dàng thực hiện đa nhiệm vụ trong cùng một giao diện thay vì phải chuyển đổi giữa các ứng dụng và hệ thống khác nhau.
Ví dụ, tại giao diện của Gmail, người dùng có thể trực tiếp lên lịch họp tại Google Calendar hoặc đính kèm tài liệu từ Google Drive mà không cần thao tác mở từng ứng dụng riêng lẻ.
2.6. Nâng cấp dung lượng lưu trữ trong Gmail doanh nghiệp
Gmail không chỉ là công cụ liên lạc thiết yếu mà còn là nền tảng lưu trữ lượng thông tin trao đổi quan trọng. Do đó, dung lượng lớn là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp có thể thiết lập, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu hiệu quả.
Với gmail doanh nghiệp tại gói dịch vụ Business Tiêu Chuẩn, bộ nhớ sẽ được nâng cấp gấp khoảng 136 lần so với phiên bản Gmail thường và có thể lên đến 5TB dung lượng ở các phiên bản cao cấp hơn.
3. Cách Tạo Gmail Doanh Nghiệp
3.1. Đăng ký tài khoản Google Workspace
Để tạo Gmail doanh nghiệp, khách hàng cần nâng cấp tài khoản Google Workspace lên các phiên bản cải tiến. Hiện tại, Google cung cấp 3 phiên bản Business dành cho đa dạng quy mô kinh doanh và 1 phiên bản Enterprise dành cho các doanh nghiệp lớn.
Ngoài ra, có thể trải nghiệm miễn phí Google Workspace Business trong vòng 14 ngày để tìm ra gói phù hợp với nhu cầu và quy mô doanh nghiệp.
3.2. Tạo tên miền cho Gmail doanh nghiệp
Với gmail doanh nghiệp, người dùng có thể sử dụng tên miền hiện tại (nếu đã có) hoặc mua tên miền tùy chỉnh mới. Doanh nghiệp chưa có tên miền có thể mua qua những nhà cung cấp được ủy quyền chính thức bởi Google tại Việt nam hoặc có thể trực tiếp liên hệ với Google để được kết nối tới các đơn vị uy tín.
Ngoài tên miền chính, doanh nghiệp có thể thêm tên miền phụ sau khi đã tạo gmail doanh nghiệp. Điều này hỗ trợ trong việc phân biệt các phòng ban, các loại hình dịch vụ, và dễ dàng phân quyền, quản lý các thành viên trong doanh nghiệp tối ưu hơn.
Ví dụ, nếu tên miền chính của doanh nghiệp là @têncôngty.com, tên miền phụ cho các bộ phận có thể là @hr.tencongty.com hay @sale.tencongty.com.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý đặt đuôi tên miền sao cho phù hợp với mô hình, loại hình kinh doanh, ví dụ:
- .com: Viết tắt của “commercial”. Đuôi này được sử dụng phổ biến ở cả nội địa lẫn quốc tế.
- .vn: Đây là đuôi miền dành riêng cho các doanh nghiệp Việt Nam, giúp tăng độ tin cậy trong nước.
- .org: Mang ý nghĩa “organization”, được sử dụng cho các tổ chức phi lợi nhuận.
- .edu: Viết tắt của từ “education”, được dùng cho các tổ chức về giáo dục.
- .net: Là một đuôi tên miền phổ biến, bất kì doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng.
3.3. Xác minh quyền sở hữu tên miền
Trước khi bắt đầu sử dụng gmail doanh nghiệp, khách hàng cần xác minh quyền sở hữu tên miền nhằm khẳng định với Google về chủ sở hữu hợp pháp phòng tránh việc sử dụng trái phép địa chỉ email của doanh nghiệp.
Các phương thức để doanh nghiệp xác minh quyền sở hữu tên miền:
- Thêm bản ghi TXT vào DNS của tên miền
- Thêm bản ghi CNAME
- Tải lên tệp HTML
- Thêm thẻ Meta
Sau khi thêm bản ghi xác minh, người dùng cần quay lại Google Admin Console và nhấn nút “Verify” (Xác minh). Sau đó cần chờ Google kiểm tra lại thông tin. Quá trình này có thể mất khoảng vài phút cho tới vài giờ tuỳ thuộc vào tốc độ cập nhập DNS của nhà cung cấp tên miền.
Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo từ Google Admin Console nếu quá trình xác minh thành công.
3.4. Thiết lập người dùng và phân quyền
Sau khi xác minh tên miền cho tài khoản gmail doanh nghiệp thành công, admin có thể tiến hành tạo các tài khoản email cho thành viên trong doanh nghiệp cũng như cài đặt quyền truy cập và phân quyền cho từng tài khoản.
3.5. Cài đặt DNS để nhận email
Doanh nghiệp cần cài đặt DNS để email gửi đến đúng địa chỉ tên miền và đảm bảo rằng tất cả các email gửi đến tên miền đúng sẽ được chuyển đến các tài khoản Google Workspace.
Các bản ghi DNS cần thiết:
- MX: Chỉ định máy chủ email chính nhận và xử lý các email được gửi đến cho tên miền của doanh nghiệp.
- TXT: Sử dụng để xác thực quyền sử dụng tên miền.
- CNAME: Xác thực tên miền hoặc điều hướng các tên miền phụ tới các dịch vụ cụ thể của Google.
- DKIM và DMARC: Cùng hoạt động bổ trợ lẫn nhau để tăng cường bảo mật cho gmail doanh nghiệp.
4. Dịch vụ Gmail Doanh Nghiệp: Lời kết
Khoản đầu tư dành cho gmail doanh nghiệp là điều cần thiết và mang về nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Tận dụng tối đa tiềm năng của gmail doanh nghiệp trong quy trình làm việc, vận hành, bảo mật dữ liệu sẽ tăng cường nhận diện, độ tin cậy đối với khách hàng và đối tác của doanh nghiệp.
