7 tính năng mới từ Google Workspace làm thay đổi doanh nghiệp

Google Workspace đã có những đổi mới gì trong 2022? Hãy cùng Clever Ads tìm hiểu 7 tính năng mới Google Workspace cung cấp nhé!

Trong năm 2022, Google Workspace đã sản xuất hơn 300 tính năng mới dựa theo nhu cầu và mục tiêu của quý khách hàng. Từ hãng hàng không toàn cầu như Korean Air cho tới nhà bán lẻ nội thất trực tuyến như Wayfair, hay cả khách hàng lớn thuộc nhà nước như quân đội Mỹ, Google Workspace đều tận dụng tối đa thời gian vào xây dựng nguồn nhân công, cùng nhau sáng tạo và kết nối ý nghĩa hơn – đồng thời đảm bảo sự bảo mật của dữ liệu cho khách hàng.

Đọc thêm: Mua Google Workspace? Những địa chỉ uy tín bạn cần biết

Google Workspace chỉ cảm thấy hài lòng khi khách hàng của họ trên khắp thế giới – từ Seoul đến Seattle đến Stockholm – trải lòng rằng Google Workspace giúp họ tối ưu tất cả công việc. Dưới đây là 7 tính năng mới có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn của Google Workspace. 

1. Mở rộng tiềm năng của smart canvas, giúp bạn sáng tạo và làm việc hiệu quả hơn.

Làm việc nhóm online không nên bị giới hạn bởi việc chuyển qua chuyển lại giữa các tab và công cụ. Hiển thị đúng thông tin và đối tượng trong quá trình làm việc là rất quan trọng, vì thế, Google Workspace tiếp tục đầu tư vào smart canvas để phát triển tiềm năng làm việc nhóm của thế hệ tiếp theo. 

Google Docs đã luôn là giải pháp tiện lợi cho việc hợp tác và sáng tạo theo nhóm, nhưng smart canvas sẽ là giải pháp hoàn thiện hơn nhiều nhờ vào khả năng nắm bắt ý tưởng và biến chúng thành hành động. 

Chỉ cần một lượt nhắc đơn giản “@-tên” trong Docs, Sheets hay Slides, smart canvas sẽ đưa đến cho chúng ta đúng người, đúng thông tin, góp phần tạo dựng một quy trình làm việc trôi chảy mà không cần chuyển ứng dụng.

Năm 2023 này, Google Workspace thông báo sẽ mở rộng quy mô hoạt động của smart canvas với các ứng dụng của bên thứ ba, giúp người dùng có thể sử dụng nguồn dữ liệu phong phú từ Asana, Atlassian, Figma, Salesforce.. mà không cần rời Workspace. 

Google Workspace cũng đồng thời áp dụng smart chips và tính năng quản lý thời gian, sự kiện trong Sheets, nâng cao tính năng theo dõi dự án và quy tụ tất cả những đối tượng, thông tin, số liệu cần thiết ở một chỗ. 

2. Thực tế hóa cách thức làm việc Hybrid, thúc đẩy sự kết nối và giảm nhẹ gánh nặng kỹ thuật số. 

Hàng triệu tổ chức trên thế giới đang áp dụng hình thức làm việc Hybrid, tuy nhiên, họ cũng thấy được điểm khác biệt rõ ràng giữa những nhân viên làm việc tại văn phòng và những người còn lại làm việc tại nhà. Nhiều nhân viên cảm thấy xa cách. đối với cả đồng nghiệp và công ty. 

Vì thế, năm nay, Google Workspace đã đầu tư vào việc phá bỏ các rào cản giữa các địa điểm và phương tiện làm việc bằng sự kết nối sâu sắc hơn, khiến các team cảm thấy như họ đang làm việc cùng nhau, kể cả khi đang ở xa. 

Nhằm thúc đẩy sự kết nối và cảm xúc trong các cuộc họp online, tháng 10 vừa qua, Google Workspace đã giới thiệu tính năng speaker spotlight trong Slides. Tính năng này đã giúp kết nối người kể chuyện và câu chuyện lại với nhau bằng cách đặt video của người thuyết trình ngay trong slide thông tin của họ. 

Và để đảm bảo tất cả mọi người có thể tham gia đầy đủ trong một buổi họp Hybrid – không quan trọng họ đang ở đâu – Google Workspace đã mang đến chế độ đồng hành cho smartphone, mang đến cho người dùng trải nghiệm màn hình thứ hai từ điện thoại của họ. Họ có thể thoải mái chat, giơ tay và nhiều hoạt động khác nữa, trong khi vẫn sử dụng âm thanh và video của phòng họp. 

Google Workspace cũng phát triển khung hình thích ứng với máy ảnh trên nền tảng Huddly và Logitech giúp hình ảnh của mọi người trong phòng họp trở nên rõ nét hơn. 

3. Giúp người dùng được lắng nghe và nhìn thấy dễ dàng hơn từ tất cả mọi nơi.

Trong hệ thống các cách thức làm việc mới, nhân viên sẽ dễ dàng được nhìn nhận và lắng nghe, không quan trọng họ làm việc ở đâu và như thế nào. Kể cả khi họ tham gia cuộc họp ở sân bay ồn ào, quán cà phê với ánh sáng lờ mờ, hay với WiFi chập chờn, tất cả đều không quan trọng. 

Để mọi người đều có thể làm việc theo cách họ muốn, Google Workspace đã luôn cố gắng đảm bảo một trải nghiệm nhất quán cho người dùng khi sử dụng Workspace, đặc biệt là với Google Meet. 

Năm nay, Google Workspace đã phát hành các tính năng hồi phục chân dung, ánh sáng chân dung, và tự động khử tiếng vang, trợ giúp người dùng trong các tình huống nhất định như khi đi trên đường hay khi webcam hoặc WiFi gặp vấn đề, để họ vẫn có thể tiếp tục tham gia cuộc họp. 

Workspace còn cung cấp thêm tính năng tự động đóng khung video trong Meet, giúp hình ảnh của bạn được căn chỉnh vào trung tâm màn hình trước khi tham gia cuộc họp. Cuối cùng, để giúp các team toàn cầu kết nối với nhau bằng ngôn ngữ riêng của họ, Google Meet cũng được phát triển thêm tính năng phụ đề được tạo tự động.

4. Google AI – Giúp bạn tìm và hành động dựa trên thông tin phù hợp nhất.

Luôn theo kịp lượng thông tin khổng lồ trên bàn làm việc và điện thoại là một thử thách hàng ngày. Trong số tài liệu đó, thật khó để biết được cái nào nên được nghiên cứu sâu hơn hoặc làm thế nào để nhanh chóng nắm bắt được những điểm mấu chốt. 

Để cải thiện, Google Workspace đã phát hành tính năng tự động tạo tóm tắt trong Docs, cung cấp cho người dùng tổng quan về những ý chính, giúp người dùng nhanh chóng phân tích thông tin và ưu tiên điểm cần tập trung nghiên cứu. Workspace cũng có cách tiếp cận tương tự đối với tính năng tóm tắt cuộc trò chuyện trong Chat, giúp người đọc bắt kịp với những câu chuyện họ đã bỏ lỡ.

Nhằm giúp việc theo kịp các cuộc họp dễ dàng hơn, Google hiện đang sử dụng công nghệ AI hàng đầu ghi chép lại biên bản cuộc họp trong Google Meet (Hiện tại chỉ có Tiếng Anh, 2023 sẽ phát triển thêm Tiếng Pháp, Đức, Tây Ban Nha và Bồ Đào Nha). Bản ghi chép tự động là giải pháp nhanh gọn và dễ dàng dành cho những người dùng khó ghi chép kịp tốc độ cuộc họp, hoặc cho những người tham gia muốn xem lại những cuộc trò chuyện và kết quả cuộc họp. 

5. Cải thiện hiệu suất làm việc với một tầm nhìn đơn giản, thống nhất trong Workspace.

Đọc thêm: 10 điều doanh nghiệp cần hiểu về Google Workspace 

Nhân viên, đặc biệt là những nhân viên lao động trí óc, dành phần lớn thời gian trong ngày vừa trả lời email, chat, và vừa tham gia các cuộc họp online – tất cả những lần chuyển đổi bối cảnh đó đều gây ra khó khăn. Để giúp người dùng hoàn thành được tất cả công việc mà không phải di chuyển giữa các ứng dụng, Google Workspace đã mang Gmail, Chat, Docs và Meet vào duy nhất một khung hình (các lựa chọn được tùy chỉnh theo ý từng cá nhân người dùng). Hơn thế nữa, Gmail được nâng cấp và trở nên rất tiện lợi.

Sau 18 năm tồn tại, Gmail vẫn tiếp tục nâng cấp với tư cách nền tảng email phổ biến nhất thế giới. Năm nay, Gmail mang đến tính năng tìm kiếm trong tin nhắn nhanh hơn với con chip có thể lọc và sắp xếp kết quả. 

Google Chat cũng được thêm vào nhiều tính năng không gian mới, nhằm xây dựng không gian để người dùng chia sẻ, bàn luận ý tưởng, cộng tác trên docs và bàn giao công việc. Với mục tiêu giúp doanh nghiệp kết nối nhân viên, Google Workspace được nâng cấp với một không gian dễ khám phá hơn cùng khả năng chứa lên đến 8000 người dùng, và Google còn đang cung cấp các mục thông báo chỉ được phát sóng vào đầu 2023. 

6. Môi trường làm việc an toàn hơn, đáp ứng các yêu cầu về luật lệ và quyền riêng tư.

Trong khi các công việc vẫn tiếp tục phát triển, an ninh và quyền riêng tư vẫn luôn giữ vai trò vô cùng quan trọng, là nền tảng của mọi sự hợp tác, kể cả ở văn phòng chung hay trong các team riêng biệt. 

Google bảo vệ người dùng Gmail khỏi hơn 15 triệu tin nhắn không mong muốn trong một ngày, chặn hơn 99,9% email spam, lừa đảo và phần mềm virus. Nếu được thực hiện đúng, đảm bảo an ninh sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều đối với nhân viên và IT, giúp mọi người có nhiều thời gian tập trung hơn dành cho công việc. 

Năm 2023 này, nhằm giúp các doanh nghiệp toàn cầu đáp ứng được các yêu cầu về luật lệ và quyền riêng tư, Google Workspace cung cấp tính năng kiểm soát chủ quyền, với khả năng kiểm soát, giới hạn và điều chỉnh việc truyền dữ liệu giữa các vùng. Google cũng phát triển thêm tính năng phê duyệt quyền truy cập để các doanh nghiệp có thể tạo ra các quy tắc truy cập dành cho dữ liệu mật. Hơn thế, Google thông báo ra mắt tính năng mã hóa khách hàng cho Gmail và Calendar, góp phần hỗ trợ các tính năng CSE sẵn có trong Drive, Docs, Sheets, Slides và Meet. 

Google cung cấp tới khách hàng phương pháp thuận tiện hơn để tuân thủ các chính sách chia sẻ dữ liệu của doanh nghiệp, bằng tính năng ngăn ngừa mất dữ liệu (rất có ích nếu bạn chia sẻ nhầm tệp dữ liệu), và tính năng quy tắc tin cậy mới trong Drive, giúp kiểm soát chi tiết việc chia sẻ dữ liệu nội bộ và bên ngoài. 

7. Mang những ứng dụng bạn yêu thích vào Workspace, tạo dựng một trung tâm làm việc duy nhất. 

Không ai muốn bị khóa chân trong một ứng dụng hoặc môi trường kín. Các doanh nghiệp và nhân viên của họ đều muốn truy cập email, chat, các cuộc họp online,… một cách dễ dàng và an toàn. Và họ cũng mong những ứng dụng này có thể kết hợp trơn tru với các ứng dụng khác mà họ dùng để giữ liên lạc với khách hàng, trực quan hóa dữ liệu, quản lý dự án và sáng tạo thiết kế. 

Với mục tiêu phát triển Workspace thành nền tảng linh hoạt cùng năng suất mở rộng lớn nhất, Google đã mở rộng môi trường cùng tính năng API cho Meet, Chat và SDK được thêm vào Meet (sẽ được thử và tung ra thị trường vào đầu năm 2023). Tính năng này cho phép các nhà phát triển làm phong phú thêm trải nghiệm Meet, bằng cách kết nối nó một cách an toàn với các ứng dụng của bên thứ 3 hoặc ứng dụng do họ tự xây dựng. 

Tính năng hội nhập AppSheet và Google Chat cũng được giới thiệu nhằm giúp người dùng tạo và tương tác với các ứng dụng AppSheet tùy chỉnh ngay trên Chat. Smart chips – được nhắc đến trên đầu bài – tiếp tục được nâng cao với chức năng giúp người dùng thêm nhiều dữ liệu phong phú, nhiều ngữ cảnh và thông tin quan trọng hơn ngay trong luồng làm việc. 

Kết luận

Những sự đổi mới trong năm nay đã giúp các doanh nghiệp làm việc hiệu quả hơn và đạt được mục tiêu mong muốn, đồng thời vẫn giữ được sự kết nối ý nghĩa giữa người với người, để cùng nhau sáng tạo, xây dựng và hoàn thiện. Hướng đến 2023, Google Workspace sẽ tiếp tục lắng nghe quý khách hàng và truyền tải nhiều trải nghiệm mới để người dùng có thể đạt được nhiều thành công hơn trong công việc.

Để người dùng có thể chọn cho mình công cụ tối ưu và phù hợp nhất với môi trường của họ, Google đã cung cấp tính năng giới thiệu những yếu tố cần thiết của Google Workspace miễn phí. Giờ đây, mọi người dùng đều có thể giới thiệu công nghệ làm việc nhóm hiện đại và Workspace với đồng nghiệp.

Với cẩm nang dành cho người mới bắt đầu, bạn có thể chủ trì các buổi họp online an toàn, chat với đồng nghiệp, và hợp tác với nhau qua Docs, Sheets và Slides. Bạn có thể làm việc với tất cả ứng dụng này cùng lúc mà không phải chuyển file: lưu trữ, chia sẻ dữ liệu hoặc cùng edit hơn 100 loại file, bao gồm các tài liệu từ Microsoft Office và PDF. 

Còn chần chừ gì mà không từ bỏ các công cụ năng suất cũ và thử nghiệm sự khác biệt mới lạ của Google Workspace ngay bây giờ?

Nếu doanh nghiệp đang cần các giải pháp về Google Workspace, liên hệ với chúng tôi tại cleverads.vn để được hỗ trợ nhanh nhất.