Business Email: Những lưu ý để quản lý hiệu quả (2024)

Quản lý Business Email là một công việc cần nhiều thời gian.

Một chuyên gia trung bình nhận được 121 email mỗi ngày. Với hầu hết nhân viên, họ dành khoảng 28% thời gian làm việc trong tuần để đọc và trả lời email. Số lượng email mỗi ngày khiến chúng ta làm việc kém hiệu quả hơn.

Hãy xem một số cách thức quản lý Business Email đã được kiểm chứng trong bài viết dưới đây.

1. Gợi ý nội dung trong Business Email

1.1. Tính năng tự động hoàn thành

Việc áp dụng tính năng tự động hoàn thành không chỉ là một cách tiết kiệm thời gian mà còn là một bước tiến đáng kể trong việc đảm bảo sự chính xác và chuyên nghiệp trong giao tiếp email.

Mỗi từ và cụm từ đều được dự đoán dựa trên lịch sử giao tiếp, tạo nên trải nghiệm viết email mượt mà và linh hoạt cho người dùng. Người dùng có thể điều chỉnh tính năng này trên cả Gmail (Google) và Outlook (Microsoft).

1.2. Tối ưu Business Email

Bên cạnh tính năng tự động hoàn thành, email còn có một số mẹo khác giúp doanh nghiệp đạt được sự hiệu quả tối đa trong quản lý email hàng ngày như tự động hoá thông báo và theo dõi trạng thái của email.

2. Tăng bảo mật Business Email

2.1. Sử dụng xác minh 02 yếu tố (2FA)

Với sự gia tăng về yêu cầu về bảo mật thông tin cho doanh nghiệp, việc kích hoạt xác minh hai yếu tố trở thành một trong những bước sử dụng email không thể thiếu.

Quy trình đăng nhập an toàn này đòi hỏi sự xác nhận từ hai nguồn khác nhau, giảm nguy cơ truy cập trái phép đáng kể.

2.2. Bảo vệ Business Email khỏi truy cập trái phép

Ngoài việc tăng cường độ phức tạp và khác biệt của mật khẩu, việc đào tạo nhân viên kỹ thuật để nhận diện và phòng tránh kỹ thuật lừa đảo (phishing) là một phần không thể thiếu của chiến lược bảo mật toàn diện.

Chi tiết: Hộp thư Gmail: Các tính năng cập nhật mới

3. Sắp xếp Business Email thông minh

3.1. Phân loại và thống nhất định dạng

Tính năng tự động sắp xếp của Gmail giúp tự động phân loại email vào các thẻ khác nhau dựa trên nội dung và nguồn gửi. Điều này giúp người dùng giữ cho hộp thư gọn gàng và tránh bị quá tải thông tin.

Phân loại theo tiêu chí:

Các tiêu chí phân loại thông thường bao gồm người gửi, loại email (ví dụ: xác nhận đơn hàng, thông báo xã hội), và nhiều yếu tố khác. Gmail sẽ tự động xác định và sắp xếp email vào các thẻ tương ứng mà không cần sự can thiệp của người dùng.

3.2. Cấu hình bổ sung

Gmail cũng cung cấp tính năng tùy chỉnh Email.

Có thể đa dạng cách sắp xếp và hiển thị giúp cá nhân hóa trải nghiệm người dùng và tối ưu hóa quản lý thông tin, tạo ra một không gian làm việc giúp các nhà quản lý kiểm soát nhiều thông tin hiệu quả.

Đặc biệt, người dùng có thể kết hợp với các tính năng khác từ các ứng dụng trong hệ sinh thái của Google để nâng cao năng suất làm việc.

4. Tính năng quản lý Emai trong Business Email

4.1. Phân bổ và hẹn trước thời gian gửi thư

Tính năng đặt lịch không chỉ giúp quản lý business email một cách khoa học mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc sắp xếp cuộc họp và phân công công việc. 

• Truy cập Gmail.
• Chọn biểu tượng “Soạn thư”. 
• Soạn nội dung mong muốn với chủ đề và nội dung.
• Sau khi hoàn thành, chọn biểu tượng “Mũi tên” và “Gửi theo lịch biểu”. 

Lưu ý: Có thể hẹn lịch tối đa 100 Emails.

4.2. Tạo Nhãn, Thư mục và Danh mục

Bộ lọc và gán nhãn Gmail là công cụ quản lý thông minh, giúp tự động phân loại và quản lý email một cách hiệu quả, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm thông tin cần thiết với các ứng dụng thường thấy như sau:

• Dự án và công việc: Tạo bộ lọc để phân loại email theo dự án hoặc công việc cụ thể, sau đó dán nhãn để nhóm chúng lại với nhau.
• Ưu tiên Email quan trọng: Sử dụng bộ lọc để đưa email từ người quan trọng vào một thư mục đặc biệt và dán nhãn để dễ dàng tìm kiếm.
• Spam và nội dung độc hại: Thiết lập bộ lọc để tự động xử lý email rác và dán nhãn cho email từ nguồn không xác đáng.
• Quản lý hoạt động Marketing: Tự động gán nhãn cho email tiếp thị để theo dõi chiến dịch quảng cáo và tạo bộ lọc để xử lý chúng. 
• Theo dõi lịch trình: Tạo bộ lọc để phân loại email về lịch trình và sự kiện, sau đó dán nhãn để theo dõi công việc cụ thể.

Sử dụng Business Email không chỉ tối ưu hiệu quả quản lý, mà còn cung cấp tiện ích giảm thiểu thời gian và bố trí quản lý khoa học. Từ đó tăng hiệu suất sử dụng và tạo quy trình xử lý linh hoạt hơn.

5. Thời điểm phù hợp gửi Business Email

Quản lý Email liên quan nhiều đến phân loại và số lượng gửi và nhận. Nếu muốn nhận ít hơn, hãy gửi ít hơn.

Tần suất gửi Business Email phụ thuộc vào tính chất công việc

Một số chuyên môn nhất định được thực hiện hầu hết trên email.

Trong vai trò này, hãy đảm bảo thông tin liên lạc rõ ràng. Bên cạnh đó, có thể phân loại cuộc hội thoại dành cho email và cuộc gọi. Nhận phản hồi sau khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ, hãy thực hiện qua cuộc gọi.

Nếu email rơi vào thư mục Thư rác hoặc bị trả lại thường xuyên, khả năng cao tên miền của email gửi sẽ bị chặn.

Kết luận

Tổng hợp những chiến lược và tính năng độc đáo này vào quy trình làm việc hàng ngày không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn xây dựng một môi trường làm việc thông minh và hiệu quả, đồng thời bảo vệ thông tin quan trọng một cách toàn diện.

Trong thời đại mà thông tin là quyền lực, việc hiện đại hóa hệ thống business email trở thành chìa khóa quan trọng cho sự thành công của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp quản trị liên hệ ngay CleverAds để sở hữu trọn bộ Google Workspace và được tư vấn nhanh nhất!