Hộp thư Gmail: Những tính năng cập nhật mới nhất

Hộp thư Gmail của Google không chỉ là một công cụ để gửi và nhận email. Đằng sau giao diện đơn giản, gmail ẩn chứa nhiều tính năng mạnh mẽ và tiện ích mà nhiều người chưa biết.

Trong bài viết này, CleverAds sẽ khám phá những tính năng ẩn thú vị giúp tối ưu hộp thư!

1. Các tính năng ẩn trong hộp thư Gmail

1.1. Hộp thư Gmail: Tính năng năng cao đặc biệt

Một tính năng mà nhiều người dùng Gmail có thể chưa biết đó là “Nâng cao” (Advanced). Đây là tính năng giúp cá nhân hoá trải nghiệm và tối ưu hoá năng suất công việc.

Để truy cập “Nâng cao”, hãy mở Gmail, chọn “Cài đặt” (Settings), và sau đó chuyển sang tab “Nâng cao.” Tại đây, có thể bật và tắt các tính năng, như tính năng “Mẫu” để lưu các mẫu thư thường dùng và tính năng “Phím tắt tuỳ chỉnh” để tiết kiệm thời gian.

Các tính năng nâng cao từ gmail

Đọc thêm: Tạo nhãn Gmail – Tiết kiệm thời gian và quản lý Gmail hiệu quả

1.2. Hẹn thời gian gửi email

Giờ đây, Gmail đã cho phép người dùng gửi email trên lịch biểu. Điều này rất hữu ích khi người dùng muốn lên kế hoạch cho việc gửi email vào thời gian cụ thể. Chỉ cần viết email, sau đó nhấn vào biểu tượng mũi tên ở góc bên phải của nút gửi thư.

Tình năng gửi theo lịch biểu tiện lợi

1.3. Hộp thư gmail: sử dụng bộ lọc mạnh mẽ

Gmail có một hệ thống bộ lọc mạnh mẽ giúp người dùng tự động sắp xếp và xử lý email. Ngoài ra, người dùng có thể tạo bộ lọc dựa trên nhiều tiêu chí, ví dụ, từ người gửi, từ khóa trong email, hoặc tiêu đề.

Điều này giúp hòm thư tự động đánh dấu email quan trọng, di chuyển email vào thư mục cụ thể hoặc xóa email không mong muốn.

Đọc thêm: Cách Gửi Mail Hàng Loạt, Cá Nhân Hóa Từng Khách Hàng Cho Doanh Nghiệp

1.4. Sử dụng nhanh chóng các phím tắt

Khi bật tính năng “Nâng cao”, Gmail sẽ hỗ trợ nhiều phím tắt giúp người dùng tăng hiệu suất khi sử dụng hộp thư.

Chẳng hạn, người dùng có thể sử dụng phím “C” để viết email mới, “R” để trả lời, “F” để chuyển tiếp và nhiều phím tắt khác để thực hiện các tác vụ một cách nhanh chóng.

2. Bảo mật và quyền riêng tư trong hộp thư Gmail

2.1. Xác minh bước hai (2FA)

Xác minh bước hai là một tính năng bảo mật quan trọng mà doanh nghiệp nên kích hoạt trong tài khoản gmail công ty. Điều này đảm bảo khi không may bị lộ mật khẩu, vẫn cần một mã xác minh bổ sung để truy cập vào tài khoản của doanh nghiệp.

2.2. Hộp thư Gmail: Theo dõi hoạt động tài khoản

Gmail cho phép người dùng kiểm tra hoạt động tài khoản gần đây. Bằng cách nhấn vào “Chi tiết” ở cuối trang gmail, người dùng có thể xem thông tin về các phiên đăng nhập trước, vị trí và trình duyệt đã sử dụng.

2.3. Hộp thư gmail: Tắt các tính năng không an toàn

Người dùng nên thường xuyên kiểm tra và tắt các tính năng không an toàn trong tài khoản gmail. Điều này bao gồm ứng dụng có quyền truy cập vào tài khoản của người dùng mà người dùng không còn sử dụng.

3. Sử dụng Gmail trên nhiều thiết bị

3.1.Cài đặt Gmail trên điện thoại di động

Gmail có ứng dụng di động dành riêng cho các hệ điều hành.

Bao gồm Android và iOS. Tải ứng dụng này và đồng bộ hóa tài khoản Gmail của người dùng trên điện thoại di động để có thể truy cập email của mọi lúc, mọi nơi một cách tiện lợi và nhanh chóng.

3.2.Sử dụng Gmail trên trình duyệt web

Gmail cũng có phiên bản trình duyệt web mạnh mẽ cho các thiết bị máy tính. Người dùng có thể truy cập hộp thư gmail bằng trình duyệt yêu thích từ bất kỳ máy tính nào với kết nối internet.

4. Quản lý thư mục và nhãn trong hộp thư Gmail

4.1. Gắn nhãn Gmail

Gmail cho phép người dùng tạo và tùy chỉnh các nhãn để sắp xếp email một cách hợp lý. Do đó, người dùng có thể gán nhãn cho email để xác định chúng dựa trên nội dung, người gửi, chủ đề hoặc nguồn gốc sao cho dễ dàng phân loại và tìm kiếm.

4.2. Nhãn hệ thống

Ngoài nhãn tuỳ chỉnh, Gmail cũng tự động phân loại thư được gửi đến thông qua các tiêu chí từ nhãn hệ thống.

Người dùng có thể chọn “hiển thị” hoặc “ẩn” đối với các nhãn cần sử dụng hoặc không cần sử dụng. Các nhãn người dùng lựa chọn “hiển thị” sẽ được xuất hiện bên trái cửa sổ “Hộp thư đến” và tự động phân loại.

Hệ thống phân loại tự động

5. Sử dụng tính năng khác trong hộp thư gmail

5.1. Hủy gửi email

Gmail cho phép hủy việc gửi email trong một khoảng thời gian ngắn sau khi đã nhấn nút “Gửi”. Điều này có thể tránh được gửi email với nội dung sai hoặc lỡ tay gửi trước khi hoàn tất.

Để sử dụng tính năng này, khi thấy thông báo đã gửi thư ở phía dưới bên trái màn hình, người dùng có thể chọn “Huỷ” hoặc “Xem thư”.

Thông báo “Đã gửi thư” ở phía dưới bên trái màn hình

5.2. Cuộc gọi và video call

Để gia tăng sự tiện lợi trong quá trình làm việc, hộp thư gmail đã tích hợp tính năng cuộc gọi và video call. Vì thế, người dùng hiện đã có thể thực hiện cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc họp video trực tiếp từ hộp thư nếu cần.

Tính năng gọi video ngay trong Gmail

6. Kết luận

Gmail không chỉ là một ứng dụng email đơn giản; nó còn là một nền tảng mạnh mẽ với nhiều tính năng và tiện ích ẩn giúp người dùng tối ưu hóa trải nghiệm email của mình.

Bằng cách tận dụng những tính năng đầy tiềm năng này, doanh nghiệp có thể làm việc một cách hiệu quả hơn, bảo vệ tài khoản, điều chỉnh giao diện và cách thức hoạt động của hộp thư gmail theo cách sử dụng của riêng cá nhân người dùng.

CleverAds là đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp, giúp +500 doanh nghiệp chuyển đổi số thành công và tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường!

Với 15 năm cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp, CleverAds tự hào là đối tác đầu tiên của Google tại Việt Nam tiên phong và thành công cung cấp dịch vụ đến hơn 500 doanh nghiệp Việt nâng cao năng suất với bộ sản phẩm quản trị Google Workspace.

CleverAds có đội ngũ chuyên môn cao đào tạo bởi Google cùng sự chuyên nghiệp hỗ trợ khách 24/7, chúng tôi tự tin khẳng định chất lượng dịch vụ với mức giá tốt nhất thị trường. Liên hệ ngay để không bỏ lỡ!

Doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp quản trị liên hệ ngay CleverAds để sở hữu trọn bộ Google Workspace và được tư vấn nhanh nhất!