Google Sheet là gì? Công cụ quản lý công việc hiệu quả
Google Sheet là gì? Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một công cụ quản lý, thì Google Sheet là sự lựa chọn lý tưởng. Google Sheet là ứng dụng của bộ công cụ trực tuyến Google Workspace, có tính năng như Microsoft Excel. Cùng CleverAds tìm hiểu về Google Sheet trong bài viết dưới đây.
1. Google Sheet là gì?
Google Sheet là ứng dụng bảng tính thuộc bộ sản phẩm Google Workspace.
Nó cho phép người dùng tạo và quản lý các bảng tính trực tuyến (spreadsheet) một cách dễ dàng. Doanh nghiệp có thể lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu, tạo báo cáo (reports), và hợp tác tập thể.
Lợi ích sử dụng Google Sheet là gì?
Kể từ khi ra mắt năm 1987, Microsoft Excel đã trở thành công cụ thiết kế spreadsheet tiêu chuẩn. Tuy nhiên, khi Google Sheets ra mắt vào năm 2006, nhiều khách hàng đã chuyển sang sử dụng sản phẩm:
- Ứng dụng Cloud-based: Bảng tính Cloud-based được tự động lưu, dự trữ và duy trì. Đặc biệt, sử dụng được ngoại tuyến (offline).
- Hoạt động trên nhiều thiết bị: điện thoại di động, máy tính bảng, PC.
- Tính năng nâng cấp đa dạng.
2. Sự khác biệt giữa Excel và Google Sheet là gì?
Google Sheet ngày càng được ưa chuộng vì sự khác biệt về giá, tính năng “cộng tác” và sự linh hoạt:
3. Các tính năng của Google Sheet là gì?
Dưới đây là những tính năng cơ bản của ứng dụng Google Sheet:
3.1. Chỉnh sửa và định dạng bảng tính
Tính năng bao gồm các thao tác và chức năng nhập dữ liệu.
Ví dụ: tóm tắt dữ liệu; dịch văn bản; nhập dữ liệu; xác thực dữ liệu; bảo vệ dữ liệu; lọc và sắp xếp dữ liệu theo điều kiện như lịch ngày tháng, thứ tự chữ cái hoặc số; sử dụng màu sắc để hình ảnh hóa dữ liệu; các công thức hàm tính cơ bản và nâng cao,v.v.
3.2. Trực quan hóa dữ liệu – Google Sheet là gì?
Người dùng có thể tạo dữ liệu bảng tính cho đồ thị, biểu đồ và các loại sơ đồ khác. Sau đó, họ có thể thao tác nhúng chúng vào các trang web.
3.3. Chỉnh sửa ngoại tuyến (Offline editing)
Ngay cả khi không kết nối với Internet, Google Sheets vẫn có thể chỉnh sửa ngoại tuyến. Các thay đổi sẽ được cập nhật ngay khi có kết nối Internet.
3.4. Khả năng tương thích cao
Tài liệu Google Sheets tương thích với nhiều định dạng file bảng tính khác nhau. Ví dụ như: Excel (XLS), Apache OpenOffice, PDF, Văn bản, HTML và CSV.
3.5. Tích hợp sản phẩm của Google
Google Sheets có thể được tích hợp với các dịch vụ Google khác, chẳng hạn như Drawing, Finance, Form và Translate.
3.6. Các tính năng cộng tác – Google Sheet là gì?
Nhiều người có thể cùng chỉnh sửa trên một bảng tính vào cùng một thời điểm. Đặc biệt, người dùng có thể xem lịch sử chỉnh sửa.
3.7. Bảo mật cao
Doanh nghiệp có thể quản lý quyền cho phép các nhân viên chỉnh sửa, tải xuống, sao chép hoặc in ấn thông qua tác vụ chỉnh sửa quyền truy cập hoặc chia sẻ tài liệu.
4. Quản lý công việc với Google Sheet là gì?
Sử dụng thành thạo các tính năng của Google Sheets, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo ra hệ thống quản lý hiệu quả:
4.1. Quản lý tài chính
Thứ nhất, Google Sheets có thể được dùng để quản lý ngân sách, thu chi, báo cáo tài chính và đáp ứng nhiều nhu cầu tài chính khác của doanh nghiệp. Nhờ các tính năng phân tích dữ liệu vượt trội, Google Sheets sẽ đưa khả năng quản lý tài chính của tổ chức lên một tầm cao mới.
3.2. Quản lý dự án
Thứ hai, bằng cách sử dụng Google Sheet, doanh nghiệp có thể tạo bảng tính để quản lý tiến độ các nhiệm vụ và công việc của dự án. Các thành viên trong nhóm có thể cập nhật thông tin mới nhất về dự án mọi lúc mọi nơi nhờ tính năng chia sẻ.
Không chỉ vậy, kết hợp với tính năng quản lý tài chính như phía trên, doanh nghiệp có thể sử dụng Google Sheet để tính toán ngân sách dự án và theo dõi các khoản chi phí.
Ví dụ: Tiền lương, chi phí văn phòng, chi phí phát triển sản phẩm,v.v.
Đặc biệt, Google Sheet là công cụ lý tưởng để tạo biểu đồ Gantt cho phép hiển thị tất cả các công việc và thời gian hạn chót (deadline) trong cùng một biểu đồ.
3.3. Quản lý khách hàng – Google Sheet là gì?
Tiếp theo, với Google Sheet, doanh nghiệp có thể tạo bảng tính để quản lý thông tin khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ nhận hàng,v.v.
Không chỉ giúp lưu trữ thông tin, Google Sheet giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng đơn hàng, lịch sử mua hàng. Đặc biệt hơn cả, Google Sheet ghi chú và quản lý được tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng.
Vì vậy, các chủ doanh nghiệp sẽ tránh được vấn đề lỡ mất khách hàng tiềm năng hay thậm chí xử lý được các tình huống bất ngờ nếu có.
5. Lợi ích của Google Sheet với cho doanh nghiệp
5.1. Tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất
Giúp người sử dụng truy cập mọi lúc mọi nơi, tự động hóa quy trình dữ liệu, dễ dàng chia sẻ cộng tác, Google Sheet có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm khối lượng thời gian lớn.
Từ đó, công việc được hoàn thành sớm hơn, chất lượng hơn, nâng cao cả năng suất lẫn hiệu suất của công ty.
5.2. Đơn giản và dễ sử dụng
Với giao diện thân thiện cùng trải nghiệm người dùng (UX) được chú trọng, ai cũng có thể dễ dàng sử dụng Google Sheet. Mọi thao tác đều đơn giản và không “rườm rà”. Tuy nhiên, ở những chức năng nâng cao, doanh nghiệp cần thực hành nhiều để trở nên thành thạo hơn.
5.3. Hợp tác và chia sẻ dữ liệu với Google Sheet là gì?
Các thành viên có thể cùng tham gia làm việc trên một bảng tính duy nhất. Tính năng này còn có lợi trong việc hợp tác với đối tác không ở trong tổ chức doanh nghiệp.
Kết luận
Tóm lại, Google Sheet là một giải pháp quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp.
So sánh với các giải pháp khác có trên thị trường, Google Sheets là sự lựa chọn đơn giản, an toàn và kinh tế. Nếu doanh nghiệp kết hợp với các ứng dụng khác trong bộ sản phẩm Google Workspace, Google Sheet sẽ còn trở nên đa nhiệm hơn và hoàn thành được tất cả các tính năng vượt trội của nó.
Đem lại những giá trị thực tế hiệu quả, Google Workspace đã trở thành một trong những công cụ năng suất không thể thiếu với bất cứ doanh nghiệp vừa và nhỏ nào. Google luôn tiếp tục cập nhật và cải tiến để bộ sản phẩm ngày càng hoàn thiện để hỗ trợ doanh nghiệp.
