Đăng ký email doanh nghiệp với chỉ 7 bước đơn giản

Trong bài viết này, CleverAds sẽ mách bạn 7 bước đơn giản và nhanh chóng nhất để đăng ký email doanh nghiệp cho bạn ngay hôm nay. 

Email doanh nghiệp là địa chỉ email bao gồm tên miền (domain) tùy chỉnh của doanh nghiệp bạn, chẳng hạn như nguyenvana@doanhnghiep.com, chứ không phải là email cá nhân miễn phí, giống như doanhnghiep@gmail.com. Email chuyên nghiệp là thứ bắt buộc phải có đối với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô với nhiều lợi ích từ độ tin cậy đến bảo mật. 

1. Tại sao bạn cần làm đăng ký email doanh nghiệp?

Có một số lý do tại sao email doanh nghiệp là thứ bắt buộc phải có đối với các doanh nghiệp. Email doanh nghiệp không chỉ cung cấp cho bạn một cách để tách email công việc khỏi email cá nhân, mà nó còn thể hiện sự chuyên nghiệp, dễ nhớ hơn, cung cấp nhiều quyền kiểm soát hơn và tăng cường bảo mật.

Dưới đây là một số lý do tại sao mọi doanh nghiệp đều nên có địa chỉ email chuyên nghiệp:

• Tăng độ tin cậy: Khi bạn gửi email đến khách hàng tiềm năng từ một địa chỉ email chuyên nghiệp, điều này sẽ thiết lập sự tin tưởng của họ đối với doanh nghiệp.
• Tính nhất quán của thương hiệu: Hãy thử tưởng tượng rằng ban đầu, bạn chia sẻ địa chỉ website doanh nghiệp với khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, sau đó bạn lại gửi đề xuất hoặc chi tiết sản phẩm từ tài khoản email cá nhân của mình. Điều này khiến khách hàng tiềm năng bối rối và từ đó dẫn tới ít có khả năng mua hàng hơn. Khi bạn gửi email từ email doanh nghiệp của mình, nó sẽ tăng tính nhất quán của thương hiệu và do đó nâng cao cơ hội chuyển đổi.
• Dễ nhớ hơn: Không giống như email cá nhân, email doanh nghiệp được liên kết trực tiếp với doanh nghiệp và trang web của bạn, giúp khách hàng dễ nhớ, dễ thuộc hơn.
• Tăng khả năng kiểm soát: Với email doanh nghiệp, bạn có thể thiết lập quản trị viên và quản lý tất cả các tài khoản email. Ví dụ: bạn có thể thiết lập tài khoản cho nhân viên mới, cũng như xóa tài khoản cũ và thiết lập chuyển tiếp email.
• Nâng cao bảo mật: Một số nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp cung cấp các tính năng bảo mật nâng cao để giúp bạn bảo vệ tài khoản của mình tốt hơn. Bạn nên sử dụng email doanh nghiệp để không chỉ tăng cường bảo mật cho thông tin liên lạc bên ngoài mà còn cho cả nội bộ công ty.

Để giao tiếp chuyên nghiệp, bạn cần phải có email chuyên nghiệp. Ngoài những lợi ích trên, việc có email doanh nghiệp cũng mở ra cơ hội tích hợp nhiều hơn và giúp xây dựng một công ty có tổ chức hơn.

2. Email hosting là gì?

Lưu trữ email (hay còn gọi là Email hosting) là một dịch vụ lưu trữ tài khoản email và các tệp được liên kết với nó trên một máy chủ từ xa. Ngoài việc lưu trữ email và tệp, máy chủ còn cung cấp các dịch vụ bổ sung như:

• Định hướng các email đã nhận đến mạng lưới của bạn
• Xác thực và bảo mật email
• Quản lý và sàng lọc email

Mỗi dịch vụ email hosting cung cấp các dịch vụ khác nhau và nhấn mạnh các khía cạnh khác nhau của quản lý email. Bạn nên chọn một dịch vụ có thể đáp ứng nhu cầu email của doanh nghiệp, đồng thời phù hợp với ngân sách của công ty.

3. Cách đăng ký email doanh nghiệp với 7 bước đơn giản

Có một số cách khác nhau để tạo địa chỉ email doanh nghiệp, từ việc sử dụng nhà cung cấp dịch vụ email như Google Workspace hoặc Microsoft Outlook hoặc sử dụng dịch vụ email hosting, chẳng hạn như DreamHost hoặc SiteGround. Trong đó Google Workspace do là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến nhất thế giới, cung cấp khả năng thiết lập tài khoản đơn giản, nhiều tính năng và giá cả cạnh tranh.

Nếu bạn đã sử dụng Gmail cho email cá nhân, thì quá trình tìm hiểu về Google Workspace sẽ khá dễ dàng vì chúng có giao diện giống nhau. Nếu bạn chưa có tên miền, Google Workspace cũng sẽ giúp bạn mua tên miền bạn muốn. Bạn có thể tạo tài khoản Google Workspace để dùng thử miễn phí trong 14 ngày, sau đó bạn sẽ cần trả phí để có thể tiếp tục sử dụng công cụ này.

Đọc thêm: Google Workspace và những thông tin bạn cần biết

Dưới đây là 7 bước tạo địa chỉ email doanh nghiệp với Google Workspace:

1. Truy cập workspace.google.com và nhấp vào “Bắt đầu dùng thử miễn phí”
2. Nhập thông tin liên hệ của bạn (ví dụ: tên doanh nghiệp, số nhân viên và quốc gia)
3. Cho biết bạn đã có tên miền chưa (ví dụ: doanhnghiep.com)
4. Nếu bạn có miền, bạn sẽ cần nhập tên miền đó. Nếu bạn không có miền, bạn sẽ được nhắc mua một tên miền cho doanh nghiệp của bạn
5. Nhập thông tin doanh nghiệp của bạn (ví dụ: địa chỉ)
6. Chọn tên người dùng và mật khẩu của bạn
7. Chọn gói và hoàn tất quy trình thanh toán

Sau khi bạn đã tạo email doanh nghiệp của mình bằng Google Workspace, hãy thực hiện tiếp các bước thêm chữ ký email và thêm các tiện ích tích hợp nào mà bạn thấy hữu ích cho doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như Calendly hoặc DocuSign.

Hãy lưu ý rằng khi tạo email doanh nghiệp bằng Google Workspace, bạn sẽ tự động bắt đầu quá trình dùng thử miễn phí trong 14 ngày. Vì vậy, hãy dành thời gian đó để quyết định xem đây có phải là nhà cung cấp dịch vụ email phù hợp với bạn không nhé.

4. Câu hỏi thường gặp về đăng ký email doanh nghiệp

• Có thực sự cần một dịch vụ email hosting hay không?

Bạn không nhất thiết trả tiền cho công ty hay cá nhân nào để làm email hosting cho bạn. Bạn có thể lưu trữ email trên các máy chủ của riêng mình. Tuy nhiên, điều đó có nghĩa là bạn phải mua, quản lý và duy trì máy chủ email cũng như tự đăng ký tên miền cho doanh nghiệp của bạn. Sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ sẽ giúp các công ty của bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, tiền bạc và hiệu quả hơn

• Tạo email doanh nghiệp có miễn phí không?

Có, bạn có thể tạo email doanh nghiệp miễn phí nếu dịch vụ lưu trữ tên miền doanh nghiệp của bạn cung cấp email này dưới dạng tiện ích bổ sung. Hầu hết các dịch vụ cung cấp email doanh nghiệp đều miễn phí dịch vụ lưu trữ tên miền, vì vậy hãy nhớ hỏi nhà cung cấp dịch vụ của bạn. 

• Gmail dành cho doanh nghiệp có miễn phí không?

Bạn cần tạo tài khoản Google Workspace để bắt đầu sử dụng Gmail dành cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ CleverAds để nhận bảng giá dịch vụ Google Workspace với ưu đãi lớn nhất thị trường ngay hôm nay.

• Làm cách nào để mở email doanh nghiệp mà không có tên miền?

Bạn không thể mở được email doanh nghiệp nếu không có tên miền. Bạn phải mua một tên miền trước khi tạo email doanh nghiệp cho công ty của bạn.

• Tôi có thể sử dụng Gmail cá nhân cho doanh nghiệp không?

Về mặt lý thuyết, câu trả lời là Có, bạn có thể sử dụng Gmail dành cho doanh nghiệp bằng cách sử dụng email cá nhân của mình hoặc tạo một email mới. Tuy nhiên, sử dụng email cá nhân cho doanh nghiệp sẽ thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp. Sử dụng email doanh nghiệp sẽ tăng thêm uy tín ở khách hàng đối với thương hiệu của bạn.

5. Địa chỉ mua Google Workspace uy tín

Nếu bạn cần một địa chỉ mua Google Workspace uy tín với chi phí hợp lý cho doanh nghiệp của bạn thì CleverAds là một lựa chọn hàng đầu hiện nay.

Tự hào là Đối tác cao cấp đầu tiên của Google tại Việt Nam. CleverAds cung cấp 3 loại gói dịch vụ cho doanh nghiệp bao gồm: Business Starter, Business Standard và Business Plus. Nhanh tay truy cập workspace.cleverads.vn để nhận được thông tin và đăng kí mua Google Workspace với giá hấp dẫn trên thị trường.

Kết luận

CleverAds hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu được các bước đăng ký email doanh nghiệp và giải đáp cho bạn một số thắc mắc về chủ đề này.

Nếu doanh nghiệp đang cần các giải pháp về Google Workspace, liên hệ với chúng tôi tại cleverads.vn hoặc hotline tổng đài 0919 01 8448 để được hỗ trợ nhanh nhất.