5 ứng dụng thực tế của Google Sheets API trong kinh doanh

Google Sheets API không chỉ là công cụ đơn giản để quản lý bảng tính, mà còn là một giải pháp mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình làm việc và tăng hiệu quả hoạt động. Trong bài viết này, CleverAds sẽ mang đến 5 cách doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa Google Sheets API.

1. Sức mạnh của Google Sheets API trong kinh doanh

1.1. Google Sheets API là gì?

Google Sheets API là một giao diện lập trình ứng dụng cho phép người dùng tương tác với Google Sheets thông qua mã lập trình.

Thay vì phải thao tác thủ công trên bảng tính, Google Sheets API cho phép truy cập, chính sửa và cập nhập dữ liệu trong bảng tính từ các ứng dụng khác bên ngoài.

Ngoài ra, ứng dụng giúp tích hợp Google Sheets với các hệ thống quản lý dữ liệu khác, tự động hoá các tác vụ lặp đi lặp lại và dễ dàng chia sẻ dữ liệu giữa các công cụ và nền tảng khác nhau.

1.2. Lợi ích của Google Sheets API đối với doanh nghiệp

Theo báo cáo từ Forrester Research, các doanh nghiệp sử dụng công nghệ tự động hoá dữ liệu đạt mức hiệu quả công việc cao hơn tới 30%, nhờ việc giảm thiểu thời gian dành cho các công việc thủ công.

Tự động hóa quy trình công việc

Google Sheets API giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót do con người, nhờ tự động hoá các quy trình như nhập liệu, báo cáo, và phân tích dữ liệu.

Tăng tính linh hoạt

Doanh nghiệp có thể tích hợp Google Sheets với các công cụ và hệ thống hiện có, chẳng hạn như CRM, ERP, và các ứng dụng quản lý dữ liệu khác, giúp tạo ra một hệ sinh thái dữ liệu thống nhất, nâng cao phối hợp giữa các bộ phận doanh nghiệp.

Dễ dàng phân tích và báo cáo

API cho phép xuất nhập dữ liệu trong thời gian thực. Vậy nên, việc kết hợp Google Sheets với các công cụ phân tích dữ liệu như Google Data Studio hay Tableau giúp doanh nghiệp theo dõi và báo cáo tình hình kinh doanh nhanh chóng, chính xác.

Tăng cường bảo mật và kiểm soát

Google Sheets API cho phép doanh nghiệp kiểm soát quyền truy cập và bảo mật thông tin nhạy cảm, giúp bảo vệ dữ liệu an toàn.

Tiết kiệm chi phí và nguồn lực

Thay vì xây dựng hệ thống phức tạp để quản lý dữ liệu, doanh nghiệp có thể tận dụng Google Sheets API để đơn giản hoá quy trình và giảm chi phí vận hành.

Đọc thêm: Sắp xếp Google Sheets: Kỹ thuật tối ưu hiệu suất công việc

2. 5 Ứng dụng thực tế của Google Sheets API trong kinh doanh

2.1. Tự động hoá nhập và xử lý dữ liệu

Google Sheets API giúp tự động hóa việc nhập liệu và xử lý dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Việc tích hợp Google Sheets với các hệ thống CRM, ERP hay email giúp giảm thiểu công sức thủ công và đảm bảo dữ liệu luôn chính xác và cập nhật.

Harvard Business Review cho rằng việc tự động hoá nhập liệu có thể giúp giảm thiểu tới 70% thời gian xử lý dữ liệu, đồng thời tăng độ chính xác của thông tin. 

2.2 Báo cáo tài chính và phân tích dữ liệu

Google Sheets API giúp doanh nghiệp tự động hoá báo cáo tài chính và phân tích dữ liệu bằng cách kết nối dữ liệu từ các hệ thống tài chính vào Google Sheets để tự động tạo báo cáo, đồng thời sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu (Tableau, PowerBI) để đưa ra các quyết định chiến lược.

Việc tích hợp dữ liệu có thể giảm thiểu lên đến 40% chi phí liên quan đến báo cáo tài chính, đồng thời giảm thiểu lỗi do yếu tố con người.

2.3. Quản lý và phân công công việc

Google Sheets API có thể tạo các bảng tính quản lý công việc, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ, giúp cải thiện hiệu suất nhóm lên đến 40% nhờ giảm thiểu các cuộc họp và trao đổi thủ công. Ngoài ra, API giúp cập nhật và thông báo trạng thái công việc nhanh chóng, nâng cao hiệu suất phối hợp giữa các nhóm.

2.4. Đồng bộ dữ liệu từ form và khảo sát trực tuyến

Google Sheets API đồng bộ hoá dữ liệu từ các biểu mẫu khảo sát hoặc form trực tuyến vào bảng tính, giúp doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu từ khách hàng hiệu quả, và tiết kiệm hơn 60% thời gian phân tích dữ liệu và tăng độ chính xác khi xử lý thông tin thu thập.

2.5. Tích hợp các ứng dụng bán hàng và marketing

Google Sheets API có thể tích hợp trực tiếp với các ứng dụng bán hàng và marketing như Salesforce, HubSpot, và Mailchimp để đồng bộ dữ liệu khách hàng và chiến dịch marketing. Việc tích hợp các ứng dụng marketing với Google Sheets có thể tăng hiệu quả chiến dịch lên đến 35%, nhờ vào việc tự động hoá với quy trình và giảm bớt sự phụ thuộc vào các công cụ thủ công.

3. Case study: L’Oréal –  Thành công với việc tích hợp Google Sheets API và Google Cloud

3.1. Bối cảnh và vấn đề

L’Oréal, một trong những tập đoàn mỹ phẩm hàng đầu thế giới, quản lý hàng triệu sản phẩm, dữ liệu khách hàng, và chiến dịch marketing trên toàn cầu. Với quy mô hoạt động lớn, L’Oréal cần giải pháp tự động hoá và phân tích dữ liệu tối ưu để xử lý lượng dữ liệu khổng lồ từ các nguồn khác nhau. Tuy nhiên, họ lại gặp một số thách thức nan giải:

• Các luồng dữ liệu không đồng bộ giữa các bộ phận như marketing, bán hàng và quản lý kho.
• Quá trình tổng hợp dữ liệu và tạo báo cáo thủ công tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi.
• Thiếu sự kết nối thời gian thực giữa các công cụ làm việc.

3.2. Giải pháp

L’Oréal đã tận dụng Google Cloud, tích hợp với Google Sheets API, để giải quyết các vấn đề trên:

• Tự động hoá quản lý dữ liệu: L’Oréal sử dụng Google Sheets API để tự động nhập và đồng bộ hoá dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau, bao gồm:
  • Phản hồi khách hàng từ các nền tảng thương mại điện tử
  • Dữ liệu từ các chiến dịch marketing trực tuyến
  • Thông tin kho hàng và phân phối sản phẩm
• Kết nối thời gian thực: API giúp dữ liệu được cập nhật liên tục trong Google Sheets, tạo điều kiện để các đội ngũ của L’Oréal có cái nhìn toàn diện và kịp thời về hiệu suất hoạt động.
• Tích hợp hệ thống: L’Oréal kết hợp Google Sheets với các sản phẩm khác của Google Cloud như BigQuery và Looker để phân tích sâu hơn, đồng thời tạo các báo cáo chi tiết và trực quan

3.3. Kết quả

• Tăng hiệu quả: L’Oréal đã tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc thủ công mỗi tháng, nhờ vào việc tự động hoá quy trình nhập liệu và tạo báo cáo
• Giảm lỗi dữ liệu: Đồng bộ hoá tự động giúp loại bỏ sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu thủ công
• Ra quyết định nhanh hơn: Các đội ngũ marketing, bán hàng và quản lý sản phẩm có thể dựa trên dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực để đưa ra các quyết định chiến lược
• Tối ưu chi phí: Tích hợp Google Sheets API và các giải pháp serverless khác giúp giảm chi phí vận hành và duy trì hệ thống công nghệ thông tin

4. Bắt đầu tích hợp Google Sheets API cho doanh nghiệp 

Bước 1: Kích hoạt Google Sheets API trong Google Cloud 

• Truy cập Google Cloud Console
• Tạo một dự án mới hoặc chọn dự án hiện có
• Trong menu API & Services, chọn Library
• Tìm kiếm Google Sheets API và nhấp Enable (Kích hoạt)

Bước 2: Thiết lập thông tin xác thực (Credentials) 

• Trong mục API & Services, chọn Credentials 
• Nhấn vào Create Credentials (Tạo thông tin xác thực) và chọn API Key hoặc OAuth 2.0 Client ID, tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng
  • API Key: Dùng cho các tác vụ tự động hoá cơ bản
  • OAuth 2.0 Client ID: Dùng cho các ứng dụng yêu cầu người dùng đăng nhập
• Lưu lại khoá API (API Key) hoặc file JSON thông tin xác thực OAuth để sử dụng sau.

Bước 3: Cài đặt thư viện hỗ trợ

• Tuỳ thuộc vào ngôn ngữ lập trình doanh nghiệp sử dụng, hãy cài đặt thư viện hỗ trợ Google Sheets API. Ví dụ nếu doanh nghiệp sử dụng Python:

Đọc thêm: Hướng dẫn cách cài đặt Python trên Windows, macOS, Linux

Bước 4: Kết nối đến Google Sheets

• Xác thực ứng dụng: Sử dụng file JSON hoặc API Key đã tạo ở Bước 2 để xác thực ứng dụng
• Với Python, có thể tham khảo đoạn mã mẫu để nhập dữ liệu vào Google Sheets

Bước 5: Tích hợp vào quy trình kinh doanh

• Tự động hoá nhập dữ liệu: Kết nối API để nhập dữ liệu từ các ứng dụng khác (CRM, ERP, v.v.) vào Google Sheets
• Tạo báo cáo tự động: Sử dụng API để tổng hợp và xuất dữ liệu thành báo cáo hàng ngày/tuần
• Phân quyền truy cập: Đảm bảo rằng chỉ những người được cấp quyền mới có thể xem và chỉnh sửa bảng tính

Bước 6: Kiểm thử và tối ưu hoá

• Thử nghiệm các kịch bản sử dụng thực tế để đảm bảo mọi chức năng hoạt động đúng như mong đợi
• Tối ưu hoá mã và quy trình để đảm bảo hiệu suất

5. Lời kết: Sẵn sàng tối ưu hoá doanh nghiệp với Google Sheets API

Google Sheets API không chỉ là một công cụ mạnh mẽ để tự động hóa quy trình làm việc, mà còn là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và tăng hiệu quả vận hành. 

Với vai trò là đối tác hàng đầu của Google, CleverAds tự hào cung cấp dịch vụ và tư vấn miễn phí các gói Google Workspace (bao gồm Google Sheets API), đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình số hoá và tăng trưởng doanh thu.