Time Blocking là gì? Quản lý thời gian với Google Calendar

Time Blocking là gì? Liệu bạn đã từng biết đến phương pháp quản lý thời gian này chưa? Và làm thế nào để áp dụng phương pháp này hiệu quả? Hãy cùng CleverAds tìm hiểu về phương pháp này ngay dưới đây!

1. Time Blocking là gì?

Time Blocking là phương pháp quản lý thời gian mà trong đó bạn chia nhỏ ngày của mình thành các khối thời gian nhỏ hơn (time blocks) và tập trung hoàn thành chỉ một công việc hoặc một nhóm công việc tương tự trong khối thời gian đó.

Bạn có thể hạn chế hoặc loại bỏ hoàn toàn các yếu tố phân tán khác trong thời gian đã được phân chia. Từ đó, bạn sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.

2. Tại sao Time Blocking hiệu quả?

Hoạt động dựa trên nguyên tắc “monotasking”, Time Blocking hướng đến việc tập trung toàn bộ năng lượng và suy nghĩ của bạn vào một việc duy nhất trong một khoảng thời gian cụ thể.

Vì vậy, áp dụng nguyên tắc này, bạn sẽ giảm thiểu tối đa sự phân tâm và từ đó tăng cao năng suất hoàn thành công việc trong một ngày.

3. Lợi ích lâu dài khi thực hành Time Blocking

Sau khi tìm hiểu “Time Blocking là gì” và tại sao nó lại hiệu quả đến vậy, hãy cùng tìm hiểu những lợi ích lâu dài nếu bạn nghiêm túc áp dụng phương pháp này nhé!

Là một phương pháp đơn giản và dễ thực hành

Time Blocking có thể đem lại kết quả tức thì cho người sử dụng. Đơn giản nhất, bạn sẽ thấy số lượng công việc hoàn thành trong ngày tăng lên và chất lượng mỗi đầu việc được đánh giá tốt hơn.

Nhưng, không chỉ vậy, Time Blocking còn ảnh hưởng sâu sắc tới chính người áp dụng nó.

Áp dụng hiệu quả Time Blocking

Bạn sẽ nhận thấy những thay đổi tích cực, mở lối chính mình trong tư duy và phong cách sống:

“Làm ra làm, chơi ra chơi”

Việc sắp xếp những khối thời gian cố định (time blocks) cho từng việc riêng biệt cho phép bạn đạt tới sự cân bằng cuộc sống.

Không còn tình trạng luôn cảm thấy “thời gian không đủ” và “ước gì một ngày có hơn 24 tiếng”, bạn sẽ sống trọn vẹn cho hiện tại mà vẫn có được sự đủ đầy trong hành trình phát triển sự nghiệp và đời sống tinh thần.

“Deep Work nhiều hơn, “Shallow Work” ít đi

Cal Newport, một chuyên gia về làm việc hiệu quả và quản lý thời gian, đã đánh giá “Deep Work” là một trong những “siêu năng lực quan trọng của thế kỷ 21”.

Khả năng làm việc sâu (Deep Work) đòi hỏi trạng thái tập trung cao độ, không bị phân tâm bởi bất kỳ yếu tố nào để rèn luyện kỹ năng độc đáo tạo giá trị cao và khó bị sao chép.

Tuy nhiên, mọi người thường không thể “Deep Work” vì họ mải hoàn thành những “Shallow Work”: những công việc đơn giản, mang tính lặp lại và không có tính chuyên môn cao như trả lời email, kiểm tra mạng xã hội,…

Áp dụng Time Blocking, tất cả “Shallow Work” sẽ được đặt riêng vào một “time block” để khi cần “Deep Work”, bạn sẽ không còn bị những công việc nhỏ nhặt như trên làm phiền.

Làm chủ thời gian, làm chủ cuộc đời

Với Time Blocking, bạn sẽ bất ngờ với tiềm năng phát triển của chính mình.

Time Blocking tạo cho bạn một lối sống khoa học có tổ chức để quản lý các khía cạnh trong cuộc sống. Bạn sẽ trở thành người duy nhất có quyền quyết định thời gian của mình, từ đó trở thành người làm chủ tuyệt đối cuộc đời của bản thân.

4. Hướng dẫn áp dụng Time Blocking

4.1. Các bước thực hành Time Blocking cơ bản

Tạo danh sách việc cần làm

Bạn tạo một danh sách bao gồm tất cả những việc bạn cần hoàn thành trong một tuần tới. Mục tiêu là khi bạn nhìn vào danh sách, bạn có thể nắm rõ tất cả đầu việc của mình một cách chi tiết và cụ thể nhất.

Lý tưởng, bước tạo lập danh sách này sẽ được thực hiện vào thứ sáu sau khi làm việc, hoặc vào ngày chủ nhật trước khi một tuần mới bắt đầu.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc

Một khi danh sách trên hoàn thành, hãy đánh dấu và làm nổi bật những công việc ưu tiên nhất trong tuần. Mục tiêu là “để dành” những khung giờ “vàng” cho những công việc quan trọng nhất để thực hiện đầu tiên.

Ước lượng thời gian hoàn thành cho từng công việc và tạo Daily Blueprint

Bước tiếp theo, hãy phân tích bạn có bao nhiêu thời gian mỗi ngày và khối lượng thời gian bạn có cho mỗi đầu việc. Bạn sẽ có một ví dụ Daily Blueprint (bản vẽ thiết kế hằng ngày) đơn giản như sau:

• 6:00 – 7:30: Thức dậy, vệ sinh cá nhân, ăn sáng.
• 7:30 – 8:00: Di chuyển tới chỗ làm.
• 8:00 – 8:30: Trả lời Email, kiểm tra mạng xã hội.
• 8:30 – 11:00: Hoàn thành Phần 1 của dự án A (nhiệm vụ quan trọng nhất ngày).
• 11:00 – 11:30: Nghỉ giải lao, trả lời điện thoại
• 11:30 – 1:30: Ăn trưa, nghỉ trưa.
• 22:30: Đi ngủ.

“Chặn” thời gian cả tuần

Sau khi hoàn thành Daily Blueprint, bạn có thể “chặn thời gian” của cả tuần và phân bổ thời gian hợp lý cần có cho những đầu việc yêu cầu nhiều năng lượng và sự đầu tư.

Như vậy, bạn sẽ không còn trì hoãn và đảm bảo công việc được hoàn thành chất lượng, đúng deadline (thời hạn chót để làm việc gì đó).

Bảo vệ thời gian

Ngay khi hoàn thành chi tiết bản kế hoạch thời gian trong tuần, hãy cố gắng bảo vệ thời gian của chính mình thật tốt.

Trên thực tế, bạn sẽ cần linh hoạt trong nhiều tình huống bất ngờ vì sẽ luôn có những sự kiện và công việc xuất hiện mà bạn không thể biết trước. Thế nhưng, hãy luôn nỗ lực để bảo vệ thời gian “vàng” của mình cho những thứ tự ưu tiên.

4.2. Time Blocking trên Google Calendar

Để thực hiện Time Blocking, bạn hoàn toàn có thể lên kế hoạch trên một tờ giấy A4, hay một cuốn sổ tay. Tuy nhiên, việc sử dụng giấy viết có thể gây ra một số rắc rối và khó khăn nhất định, ví dụ như lịch trình bị lộn xộn, thông tin không được lưu trữ lâu dài,… Bởi với với Time Blocking,  bạn cần thường xuyên cập nhật, xóa bỏ và sửa đổi lịch trình của mình.

Vậy nên, CleverAds khuyến khích bạn sử dụng Google Calendar để tạo lịch tự động, giúp tiết kiệm thời gian, giữ lịch trình được ngăn nắp và hiệu quả.

Google Calendar là gì?

Google Calendar là một tiện ích quản lý thời gian của bộ sản phẩm nâng cao năng suất Google Workspace. Với các tính năng đa dạng đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của người sử dụng, Google Calendar là một trong những ứng dụng kỹ thuật số hiệu quả nhất để bạn áp dụng phương pháp Time Blocking.

Đặc biệt, chỉ với một tài khoản Google duy nhất, Google Calendar sẽ tự động đồng bộ hóa với nhiều ứng dụng và thiết bị khác nhau, cho phép bạn truy cập vào lịch của bạn từ bất kỳ đâu và trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet.

Hãy cùng CleverAds tìm hiểu bí quyết quản lý thời gian hiệu quả cùng Google Calendar chi tiết dưới đây. Xem thêm: Google Workspace miễn phí và những điều cần lưu ý khi sử dụng.

Bước 1: 30 phút khởi động

Ngoài thời gian dành cho những hoạt động cơ bản đầu tiên trong ngày, bạn hãy:

• Với thao tác kéo thả cơ bản, “chặn” 30 phút trước khi làm việc để “khởi động nhẹ nhàng” tâm trí và năng lượng.
• Phần tiêu đề miêu tả chi tiết hoạt động để tránh nhầm lẫn. Ví dụ: “Review kế hoạch ngày hôm nay.”
• Một khi đã chặn khung thời gian này, hãy đảm bảo bạn đã loại bỏ hết các yếu tố có thể làm phiền bạn như: thông báo điện thoại, chuông báo thức,…

Từ đây, hãy từ từ bắt đầu một ngày của mình với những công việc từ dễ đến khó dần.

Bước 2: Đặt khoảng nghỉ giữa các cuộc họp (10 đến 15 phút)

Một mẹo quản lý thời gian rất hay bạn nên sử dụng với Google Calendar chính là tạo ra các khoảng trống (buffer time) giữa các cuộc họp quan trọng hoặc các công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ trong thời gian dài. Các khoảng nghỉ kéo dài 10 đến 15 phút này sẽ cho phép bạn:

• Nạp lại năng lượng và điều hướng khả năng tập trung.
• Chuẩn bị kỹ càng dẫn đến sự thể hiện tốt hơn.

Bước 3: “Chặn” thời gian cho “Deep Work”

Để làm việc sâu (Deep Work), bạn cần hoàn toàn loại bỏ những yếu tố bên ngoài có thể làm phiền. Với Google Calendar, một số tính năng nổi bật có thể giúp bạn đạt tới trạng thái “Deep Work” là:

• “Do not disturb” (Không làm phiền): Tắt thông báo và lời nhắc trong thời gian quy định.
• “Automatically decline meeting” (Tự động hủy cuộc họp): Bật tính năng này, mọi lời mời họp mới tới bạn đều sẽ bị Google Calendar tự động hủy.

“Out-of-office” (Ngoài giờ làm):

Tính năng này thường được sử dụng khi bạn có những chuyến đi xa. Khi đó, với sự trợ giúp của Google Calendar, bạn sẽ có thể tận hưởng thời gian cá nhân một cách hoàn hảo.

Sử dụng tính năng này, các cuộc họp mới gửi tới bạn sẽ được tự động hủy bỏ. Bạn còn có thể ghi chú thời gian bạn sẽ quay lại với công việc, cách thức liên lạc, nơi bạn đang ở để mọi người được biết.

Đặc biệt, nếu bạn đang sử dụng hệ sinh thái bộ sản phẩm Google Workspace, trạng thái tính năng này cũng sẽ được hiển thị ở các tiện ích khác với tất cả những người cùng ở trong một tổ chức với bạn.

Ví dụ, dưới đây là hình ảnh nếu đồng nghiệp soạn thảo thư gửi bạn:

Trong tương lai, có thể bạn sẽ sớm thấy tính năng này được tích hợp vào tất cả các tiện ích khác trong Google Workspace để hỗ trợ người dùng hiệu quả hơn. Xem thêm: Google Workspace và những thông tin bạn cần biết

Bước 4: “Chặn” thời gian cho “Shallow Work” và những sự kiện bất ngờ.

Với Time Blocking, hãy dành ra 1 tiếng mỗi ngày chỉ để giải quyết những “Shallow Work” như trả lời tin nhắn, kiểm tra thông tin Email, cập nhật tin tức báo chí,… 1 tiếng này cũng có thể dành cho những sự kiện bất ngờ.

Bởi dù bạn lên kế hoạch chi tiết tới đâu trong ngày, vẫn luôn có những công việc bạn không thể dự báo trước có thể xảy ra.

Bước 5: Kết thúc ngày làm việc (30 phút).

Các chuyên gia năng suất cho rằng cách bạn kết thúc một ngày làm việc có thể ảnh hưởng và quyết định cách bạn bắt đầu ngày làm việc tiếp theo. Nếu lịch trình của bạn quá bận rộn cho tới cuối ngày, bạn sẽ cảm thấy kiệt sức.

Vì vậy, với Google Calendar, hãy “chặn” 30 phút dành riêng cho việc kết thúc một ngày và giải tỏa căng thẳng. Bạn có thể sử dụng tính năng “Notification” (Thông báo) để nhắc nhở về thời gian kết thúc.

5. Kết luận

Hy vọng bạn đã có được câu trả lời chi tiết cho câu hỏi “Time Blocking là gì?” qua bài viết này của CleverAds.

Hãy bắt đầu thực hành Time Blocking ngay hôm nay để thực sự “làm chủ” thời gian của mình, rèn luyện khả năng tập trung và loại bỏ thói quen trì hoãn. Và đừng quên, Google Calendar sẽ là công cụ đắc lực hỗ trợ bạn trên hành trình đó.

Doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp quản trị, vui lòng liên hệ CleverAds để sở hữu trọn bộ Google Workspace nhanh nhất!