Tips: Quản lý dung lượng để tối đa hiệu quả lưu trữ

Quản lý dung lượng là hoạt động quan trọng trong công việc hàng ngày. Để đảm bảo hiệu suất và linh hoạt trong quản lý dung lượng, dưới đây là những thông tin chi tiết về quản lý dung lượng và chiến lược chi tiết với ví dụ và ứng dụng thực tế.

1. Quản lý dung lượng: Kiểm tra tình trạng lưu trữ trên thiết bị

Bước đầu tiên để quản lý dung lượng lưu trữ là xác định dung lượng còn lại có thể sử dụng. Sử dụng công cụ tích hợp trong hệ điều hành để kiểm tra mức sử dụng bộ nhớ.

• Với Windows: “Quản lý đĩa” hoặc “Cài đặt lưu trữ”.
• Máy Mac: “Giới thiệu về máy Mac” hoặc “Tiện ích ổ đĩa”.
• Bạn cũng có thể sử dụng google.com/settings/storage.

Bộ nhớ sắp đầy hoặc vượt quá hạn mức:

• Xoá vĩnh viễn các tệp để giải phóng bộ nhớ.
• Mua thêm dung lượng:
  • Tài khoản cá nhân: đăng ký Google One hoặc mua thêm dung lượng Google One.
  • Tài khoản công việc & tổ chức: đề nghị quản trị viên cung cấp thêm dung lượng.

Tìm hiểu: Google Drive không giới hạn: Cập nhật mới

2. Ảnh hưởng của việc không quản lý dung lượng

2.1. Thất lạc dữ liệu

Quan trọng: Nếu người dùng không quản lý dung lượng dẫn tới vượt quá hạn mức bộ nhớ trong thời gian 2 năm, thì nội dung của người dùng trên Gmail, Drive và Photos có thể bị xoá.

Ví dụ:

Đối với Gmail: Người dùng không thể gửi hoặc nhận thư. Thư gửi đến người dùng sẽ bị trả lại cho người gửi.

2.2. Không thể đồng bộ hoặc thêm mới tài liệu

Người dùng cũng không thể tạo tệp mới trong Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Bản vẽ, Biểu mẫu và Jamboard.

Nếu không giảm mức sử dụng bộ nhớ, thì cả người sử dụng và những người khác sẽ không thể chỉnh sửa hoặc sao chép những tệp bị ảnh hưởng. Và đặc biệt, quá trình đồng bộ hoá giữa thư mục Google Drive trên máy tính và Drive của người dùng sẽ dừng lại.

Đối với Google Photos

Người dùng không thể sao lưu ảnh hoặc video. Nếu muốn thêm ảnh và video, người dùng có thể giải phóng không gian lưu trữ trên Google hoặc mua thêm bộ nhớ trên Google.

3. Phương pháp quản lý dung lượng hiệu quả 

3.1. Nén và tối ưu tệp dữ liệu

Hãy bắt đầu bằng cách hiểu rõ cách công nghệ nén và tối ưu hóa dữ liệu có thể giúp người dùng một cách hiệu quả. Việc này không chỉ giảm kích thước của các tệp tin mà còn đảm bảo chất lượng hình ảnh và video được duy trì. Sử dụng các công cụ hiện đại để thực hiện quá trình này một cách tự động và hiệu quả.

Ví dụ: Khi lưu trữ bộ sưu tập hình ảnh trên Google Drive, sử dụng tính năng nén ảnh để giảm kích thước và không làm mất độ phân giải.

Ứng dụng thực tế:

Google Drive cung cấp tính năng “Tự động giảm dung lượng” trong Google Photos, giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà vẫn duy trì chất lượng ảnh.

3.2. Quản lý và sắp xếp thư mục

Tổ chức sắp xếp thông tin thư mục và file một cách khoa học chính là chìa khóa của tối ưu dung lượng.

Sắp xếp file và thư mục một cách có tổ chức, phân loại chúng theo dự án hoặc danh mục sẽ giúp giảm thời gian tìm kiếm và giữ cho không gian lưu trữ của người dùng được duy trì ở mức hiệu suất cao.

Ví dụ:

Nếu người dùng làm việc trên nhiều dự án, tạo các thư mục riêng biệt cho từng dự án và sắp xếp tệp tin một cách có tổ chức sẽ giúp người dùng phân loại và tìm kiếm thông tin một cách rõ ràng, nhanh chóng.

Ứng dụng thực tế:

Sử dụng Google Drive để tạo thư mục dự án và chia sẻ chúng với đồng đội để cùng làm việc và truy cập dễ dàng.

3.3. Quản lý dung lượng: Loại bỏ dữ liệu không cần thiết

Loại bỏ dữ liệu không cần thiết và tinh chỉnh các thư mục không chỉ giúp giảm dung lượng mà còn nâng cao sự sắp xếp của hệ thống lưu trữ.

Việc xóa dữ liệu không cần thiết đôi khi quan trọng hơn việc lưu trữ. Chẳng hạn, xóa các phiên bản lưu trữ lỗi thời của tệp tin để giảm rủi ro nhầm lẫn và tiết kiệm dung lượng.

Ứng dụng thực tế:

Định kỳ kiểm tra và xóa các file và thư mục không còn cần thiết để giữ cho không gian lưu trữ được tối ưu trải nghiệm sử dụng.

3.4. Sử dụng công nghệ lưu trữ đám mây

Dịch vụ lưu trữ đám mây không chỉ giúp lưu trữ dữ liệu mà còn mang lại nhiều tính năng quản lý dung lượng như tận dụng chia sẻ thư mục, quản lý quyền truy cập và theo dõi sử dụng lưu trữ để kiểm soát và quản lý dữ liệu hiệu quả.

Tìm hiểu: Dịch vụ lưu trữ đám mây miễn phí

Ứng dụng thực tế:

Sử dụng tính năng chia sẻ Google Drive để tạo không gian làm việc chung và giữ cho mọi người đều được thông tin.

3.5. Quản lý dung lượng: Đầu tư công nghệ quản lý dung lượng cao cấp

Nếu người dùng đang gặp khó khăn với dung lượng miễn phí, hãy xem xét việc đầu tư vào các gói trả phí hoặc dịch vụ lưu trữ doanh nghiệp.

Ví dụ:

Google Drive, cung cấp các tính năng quản lý dung lượng cao cấp, giúp người dùng linh hoạt trong việc quản lý lưu trữ.

Ứng dụng thực tế:

Nâng cấp lên gói Google One để có dung lượng lớn hơn và nhiều ưu đãi hơn.

Lời kết

Quản lý dung lượng không chỉ là nhiệm vụ kỹ thuật mà còn là một chiến lược quan trọng trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Áp dụng những phương án trên không chỉ giúp người dùng tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn tăng cường hiệu suất và linh hoạt trong công việc hàng ngày.

Đừng để giới hạn dung lượng trở thành rắc rối – hãy sử dụng những hướng dẫn quản lý dung lượng này để đạt được sự hiệu quả và hiệu suất tối ưu trong quản lý lưu trữ của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp quan tâm đến giải pháp quản trị liên hệ ngay CleverAds để sở hữu trọn bộ Google Workspace và được tư vấn nhanh nhất!