Quản lý Email doanh nghiệp: 08 mẹo không thể bỏ qua

Trong thời đại 4.0 như ngày nay, quản lý Email doanh nghiệp đã trở thành hoạt động quan trọng. Có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất thực thi kinh doanh của mỗi tổ chức. Với lượng Email trao đổi tăng theo cấp số nhân, người dùng cần có chiến thuật sử dụng hiệu quả.

1. Quản lý Email doanh nghiệp là gì ?

Quản lý Email doanh nghiệp là việc sử dụng và quản lý các địa chỉ email thuộc sở hữu của công ty, có đuôi là tên miền riêng của website doanh nghiệp.

Giúp doanh nghiệp giao tiếp chuyên nghiệp, bảo mật, hiệu quả và nâng cao nhận diện thương hiệu với khách hàng và đối tác.

Email không chỉ đơn thuần là phương tiện truyền đạt thông tin, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối tác của doanh nghiệp. Vì vậy, việc quản lý email doanh nghiệp cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả.

Quản lý Email doanh nghiệp bao gồm hoạt động:

Tạo và phân bổ các địa chỉ email cho các nhân viên, bộ phận, dự án, v.v.
Thiết lập các quy tắc và chính sách về cách sử dụng, lưu trữ, bảo mật và xóa email.
Sử dụng các công cụ và tính năng hỗ trợ quản lý email, như lọc spam, tự động gửi, phân loại, lập lịch, v.v.
Theo dõi và đánh giá hiệu quả của email doanh nghiệp, như lượt mở, lượt nhấp, tỷ lệ chuyển đổi, v.v.

2. 08 lưu ý quản lý Email doanh nghiệp

Quản lý email doanh nghiệp hiệu quả là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả trong giao tiếp và làm việc hàng ngày. Dưới đây là 08 cách để quản lý Email doanh nghiệp.

2.1. Loại bỏ Email không cần thiết

Xóa email không cần thiết là một trong những bước cơ bản nhưng quan trọng để quản lý email công ty hiệu quả. Bằng cách loại bỏ các email thừa, bạn sẽ giải phóng không gian lưu trữ, tránh nhầm lẫn và tăng năng suất làm việc.

Xóa Email thủ công.
Sử dụng các công cụ tự động lọc Email.

Đây là những thao tác đơn giản để nâng cao chất lượng giao tiếp.

2.2. Tự động gửi Email

Quản lý Email công ty có thể trở nên phức tạp khi làm việc với khách hàng ở nhiều múi giờ. Tính năng tự động gửi email giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép người dùng lên lịch gửi Email vào thời điểm cụ thể.

Người dùng chỉ cần soạn thảo Email, đính kèm tệp và đặt thời gian gửi. Hệ thống sẽ tự động gửi Email vào thời điểm đã định, ngay cả khi người dùng không trực tiếp thực hiện thao tác,

Lợi ích:

Tiết kiệm thời gian.
Chuyên nghiệp hơn.
Giảm căng thẳng.
Tự động hóa quy trình làm việc.

2.3. Thiết lập chế độ phân loại Email

Phân loại Email là một kỹ thuật quản lý hộp thư quan trọng giúp người dùng xử lý email hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Hầu hết các dịch vụ Email hiện nay đều cung cấp các tính năng hỗ trợ phân loại Email.

Bằng phân loại Email theo mức độ quan trọng và thứ tự ưu tiên, người dùng có thể:

Tìm kiếm và xử lý Email nhanh chóng.
Quản lý lượng Email lớn hiệu quả.
Tập trung nội dung quan trọng.

Ngoài ra, phân loại Email còn mang lại những lợi ích khác:

Cải thiện sự chuyên nghiệp.
Tăng năng suất, tiết kiệm thời gian tìm kiếm và xử lý Email.
Giảm căng thẳng bởi số lượng Email lớn.

2.4. Thiết lập bộ lọc tự động

Tính năng lọc Email tự động là một công cụ mạnh mẽ giúp người dùng quản lý Email doanh nghiệp hiệu quả hơn. Hầu hết các dịch vụ email hiện đại đều cung cấp tính năng này, cho phép người dùng tùy chỉnh các bộ lọc theo nhu cầu cá nhân.

Khi kích hoạt tính năng lọc Email tự động, mọi Email đến sẽ được phân loại và lưu vào các thư mục hoặc nhãn cụ thể dựa trên các tiêu chí đã định trước. Điều này giúp người dùng tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức so với việc lọc thủ công từng Email.

2.5. Hủy đăng ký nội dung không mong muốn

Hủy đăng ký nhận Email từ các nguồn không quan trọng điều này sẽ giảm bớt một số lượng email nhân được.

Bởi nhiều người dùng thường đăng ký nhận thông báo Email từ nhiều kênh truyền thông và tiếp thị, nhưng lại hiếm khi mở ra kiểm tra, điều này dẫn đến hộp thư quá tải và khó kiểm soát, ảnh hưởng đến hiệu suất xử lý công việc.

2.6. Tạo mẫu Email chuyên nghiệp

Tạo mẫu Email hay còn gọi là Email template cho phép người dùng tạo sẵn các khuôn mẫu email có thể tái sử dụng nhiều lần. Bằng cách tận dụng tính năng này, người dùng có thể tiết kiệm đáng kể thời gian soạn thảo, tăng cường năng suất và quản lý email công ty hiệu quả hơn.

Đọc thêm: Business Email: Những lưu ý để quản lý hiệu quả

Ngoài ra, mẫu Email đóng vai trò quan trọng trong tự động hóa quy trình công việc.

Các hệ thống quản lý email hiện đại cho phép người dùng thiết lập các quy tắc tự động gửi email template dựa trên các tiêu chí cụ thể, chẳng hạn như hoạt động của người nhận hoặc thời gian trong ngày.

2.7. Phân loại tài khoản theo lĩnh vực

Để quản lý email doanh nghiệp hiệu quả, việc phân loại tài khoản email theo từng lĩnh vực là rất quan trọng. Điều này giúp các tổ chức sắp xếp, theo dõi và quản lý các email liên quan đến các lĩnh vực kinh doanh cụ thể một cách dễ dàng hơn.

Dưới đây là một số lĩnh vực phổ biến mà các tổ chức có thể sử dụng để phân loại tài khoản email:

Hỗ trợ khách hàng.
Bán hàng và tiếp thị.
Tài chính và kế toán.
Phát triển sản phẩm.
Quản lý dự án.
Quan hệ công chúng.
Hợp tác đối tác.

Ngoài các lĩnh vực trên, các tổ chức có thể tùy chỉnh hệ thống phân loại tài khoản email của mình để phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của họ.

Bằng cách phân loại tài khoản email theo lĩnh vực, các tổ chức có thể cải thiện hiệu quả quản lý email, tăng cường bảo mật và nâng cao năng suất tổng thể.

2.8. Sắp xếp thứ tự ưu tiên quản lý Email hiệu quả

Để quản lý Email doanh nghiệp hiệu quả hơn, người dùng có thể phân loại Email theo mức độ ưu tiên:

Cấp bách:

Yêu cầu phản hồi nhanh chóng (trong vòng 24 giờ hoặc ít hơn).
Liên quan đến các vấn đề quan trọng hoặc khẩn cấp.
Có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hoặc danh tiếng của công ty.

Quan trọng:

Yêu cầu phản hồi trong vòng vài ngày.
Liên quan đến các vấn đề quan trọng nhưng không khẩn cấp.
Có thể ảnh hưởng đến tiến độ công việc hoặc các dự án.

Chưa cần phản hồi ngay:

Không yêu cầu phản hồi ngay lập tức.
Liên quan đến các vấn đề ít quan trọng hơn.
Có thể được xử lý sau khi đã hoàn thành các email cấp bách và quan trọng hơn.

Quản lý Email doanh nghiệp: Lời kết

Quản lý Email doanh nghiệp là một phần thiết yếu của giao tiếp và hiệu quả trong kinh doanh. Bằng cách tuân theo các mẹo được nêu trong bài viết này, bạn có thể tối ưu hóa hộp thư đến, cải thiện năng suất và duy trì hình ảnh chuyên nghiệp.

Doanh nghiệp quan tâm các giải pháp về Google Workspace, liên hệ với CleverAds để được hỗ trợ nhanh nhất.

Gmail