G Suite là gì? Tất tần tật về G Suite by Google và các tính năng

G Suite by Google hiện đã đổi tên thành Google Workspace. Cùng tìm hiểu xem G Suite có gì khác so với Google Workspace nếu bạn đang phân vân giữa hai lựa chọn này!

1. G Suite là gì

G Suite là tên gọi cho bộ công cụ được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây của Google. Với doanh nghiệp, G Suite mang tới phương thức làm việc. và cộng tác hoàn toàn mới. ở bất cứ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào.

Chỉ với vài bước thiết lập đơn giản, G Suite cho phép người dùng làm việc hiệu quả hơn và tập trung hơn.

Không chỉ đơn giản là Gmail và chat mà còn là: gọi video, đặt lịch làm việc, chia sẻ dữ liệu, cùng tạo và chỉnh sửa trực tuyến. Bộ công cụ G Suite gồm những ứng dụng chính: Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Forms, Sites, Hangouts, Sites, Vault.

2. Tính năng của G Suite

2.1. Gmail

Gmail của G Suite với hộp thư đến có khả năng lưu trữ đáng kể, hạn chế việc xóa email và làm sạch bộ nhớ.

Hơn nữa, người dùng được cung cấp thêm tính năng tìm kiếm Google và nhắn tin nhanh. có thể trả lời email trong thời gian thực. Gmail là giải pháp đơn giản để sử dụng, do đó mất ít thời gian đào tạo người dùng.

Bạn có thể sử dụng tính năng Gmail offline sau khi kích hoạt tính năng ẩn trong Gmail Labs.

2.2. Google Calendar

Với Google Calendar, người dùng có thể xem lịch của đồng nghiệp và cộng sự từ lịch trực tuyến. Điều này thuận tiện cho việc sắp xếp tổ chức sự kiện, các cuộc họp hợp lý, không mất nhiều thời gian.

Calendar cũng có thể được tích hợp các thành phần khác của Google Apps như: giao tiếp, chia sẻ, cộng tác qua Gmail. Thêm vào đó, người dùng có thể quản lý ai có thể xem lịch của họ.

2.3. Google Docs

Google Docs cải thiện tốc độ và chất lượng công việc với cho phép cộng tác và thảo luận trên một tài liệu cùng lúc. Làm giảm công việc trùng lặp, theo dõi tài liệu, kiểm soát phiên bản, đồng thời. loại bỏ các mối quan tâm vượt quá dung lượng cho phép.

2.4. Google Drive

Drive cho phép người dùng truy cập vào công việc từ mọi thiết bị. Cập nhật một tập tin trên một thiết bị sẽ tự động lưu vào Drive và các thiết bị khác. Vì vậy, luôn có bản cập nhật mới nhất những tập tin của người dùng tại bất cứ đâu khi cần đến.

2.5. Google Site

Khi doanh nghiệp sử dụng Google Sites, nhân viên có thể tạo ra mạng nội bộ để: nắm bắt và chia sẻ kiến thức nội bộ. Người dùng có thể hiển thị: Documents, Spreadsheets, presentations, Youtube video và các tiện ích khác.

Tất cả dữ liệu này đều được lưu trữ. Bởi Google cho phép người dùng thỏa sức sáng tạo, không cần lo lắng. về dung lượng ổ cứng hay chi phí quản lý điều hành.

3. Lợi ích của G Suite 

3.1. Người dùng

• Dữ liệu truy cập mọi nơi, mọi nền tảng
• Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu với dung lượng 30GB hoặc không giới hạn
• Email thông minh, tránh spam hiệu quả
• Trò chuyện với đồng nghiệp qua Chat và Video call
• Biên tập tài liệu trực tuyến
• Dữ liệu bảo mật hoàn toàn ngay cả khi máy tính hỏng hoặc bị đánh cắp

3.2. Chủ doanh nghiệp

• Giảm chi phí, tăng năng suất lao động, tạo điều kiện ra quyết định nhanh hơn
• Linh hoạt triển khai các thay đổi, đổi mới nhanh chóng
• Tập trung nguồn lực vào sáng kiến chiến lược thay cho điều hành
• Tạo môi trường công nghệ thông tin hấp dẫn nguồn lao động trẻ

3.3. Kỹ sư công nghệ

• Không tốn chi phí phần cứng hoặc phần mềm phải cài đặt hoặc bảo trì
• Chi phí cố định, không mất nhiều thời gian đào tạo sử dụng.
• Tiết kiệm chi phí bản quyền và trung tâm dữ liệu.
• Nền tảng mở cho phép tích hợp nhiều ứng dụng.

Đọc thêm: G suite business và những thông tin bạn cần biết

4. G Suite Price

Tại các nước trên thế giới, Google áp dụng mức giá đăng ký G Suite là: 5$/người dùng/ tháng với phiên bản G Suite Basic.

Tuy nhiên, tại Việt Nam, mức giá giảm 50% khi đăng ký và sử dụng trong 1 năm từ ngày đăng ký, còn: 2.5$/người dùng/tháng.

(tương đương 30$/người dùng/năm, khoảng 690.000đ/người dùng/năm chưa bao gồm thuế)

Lưu ý: User (người dùng) được hiểu là 01 nhân sự trong tổ chức với 01 địa chỉ email riêng biệt.

​Như vậy, một tổ chức có 100 nhân sự sẽ cần đăng ký 100 người dùng và chi phí tương ứng. Đây là mức giá phù hợp so với. tính năng và tiện ích doanh nghiệp nhận được. giúp công việc được giải quyết hiệu quả và trơn tru hơn.

5. Ưu nhược điểm của G Suite 

5.1. Ưu điểm 

• Dễ sử dụng, giao diện thân thiện, hiện đại.
• Tích hợp nhiều tiện ích, cao cấp.
• Gọi video, chat, lưu trữ, chia sẻ tài liệu, thiết lập lịch làm việc, nâng cao hiệu suất công việc.
• Tài liệu được lưu trữ trên cloud, người dùng dễ dàng truy cập dù ở bất cứ đâu, trên bất cứ thiết bị nào.

5.2. Nhược điểm 

• Server máy chủ không đặt ở Việt Nam. Nếu xảy ra vấn đề kỹ thuật, dữ liệu lưu trữ có khả năng biến mất.
• Phí dịch vụ sẽ tăng khi doanh nghiệp có nhiều user. Do đó, khi áp dụng với doanh nghiệp lớn, G Suite trở nên đắt đỏ.

6. So sánh G Suite với Google Workspace

Mới đây nhất, Google đã có thông báo chính thức, phiên bản G Suite không còn khả dụng kể từ 01/08/2022.

Các doanh nghiệp có thời gian chuyển đổi, nâng cấp từ G Suite lên bản trả phí Google Workspace nếu tiếp tục sử dụng trước khi Google ngừng hoàn toàn G Suite.

Đọc thêm:

• Google Workspace và những thông tin bạn cần biết
• 10 điều doanh nghiệp cần hiểu về Google Workspace

Bản nâng cấp mới Google Workspace vẫn mang ưu thế của G Suite, tuy nhiên, một vài đặc điểm đã có nhiều cải tiến.

6.1. Device Management (Quản lý thiết bị)

G Suite Basic không bao gồm: quản lý điểm cuối nâng cao, khả năng phân phối ứng dụng dành cho thiết bị di động và thiếu tính năng quản lý thiết bị Android. 

6.2. Lưu trữ (Storage)

Google hiện đã xoá bộ nhớ không giới hạn khỏi gói Google Workspace Business dành cho tổ chức mua nhiều hơn 5 người dùng. Đây là một tính năng phổ biến của các gói G Suite.

Mặc dù doanh nghiệp mua dưới 5 người dùng tăng từ 1 TB lên 2 TB trong Google Workspace. nhưng ảnh hưởng đến nhiều tổ chức khi mất bộ nhớ không giới hạn do sử dụng gói G Suite. 

Doanh nghiệp đang sử dụng G Suite có thể tốn chi phí chuyển đổi hoàn toàn sang Google Workspace. Họ phải nâng cấp lên Enterprise Google Workspace để có bộ nhớ không giới hạn.

6.3. Bảo mật & Quản trị 

Phiên bản G Suite trước đây. Không có các tùy chỉnh nâng cao trong Security để: lọc email, chặn email spam, email quảng cáo, đặt các rule kiểm soát email nội bộ.

Không có chức năng Report & Audit để thống kê lịch sử hoạt động. Không có Sao lưu và Khôi phục dữ liệu. Không có Cảnh báo bảo mật cho người dùng và Quản trị viên.

Ngược lại, Google Workspace đầy đủ tính năng: thiết lập quy luật giám sát email, chặn thư rác, bảo mật tài khoản. Report & Audit cho phép kiểm soát hoạt động của người dùng: truy xuất dữ liệu lịch sử, báo cáo và phân tích hoạt động người dùng và toàn hệ thống.

Sao lưu và Khôi phục dữ liệu bị xóa. Cảnh báo bảo mật cho Quản trị viên. Cho phép tùy chỉnh thông báo gửi Quản trị viên. Giúp Quản trị viên nhanh chóng phát hiện và ngăn chặn xảy ra sự cố.

7. Kết luận

Trên đây là tổng hợp những thông tin chi tiết về G Suite. Với thông tin từ Google, doanh nghiệp có thể cân nhắc nâng cấp Google Workspace. Khi nâng cấp, dữ liệu và tài nguyên của doanh nghiệp sẽ được đảm bảo nguyên vẹn. Nhân sự có trải nghiệm làm việc chất lượng hơn.

Tự hào là Đối tác Cao cấp Đầu tiên của Google tại Việt Nam, với gần 15 năm kinh nghiệm trong triển khai công nghệ cho doanh nghiệp. CleverAds cung cấp giải pháp chuyển đổi số, hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc cho doanh nghiệp.

Hiện có hơn 200 doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn CleverAds là nhà cung cấp Google Workspace.

Nếu bạn cần một giải pháp tối ưu Google Workspace, liên hệ với CleverAds qua website: https://cleverads.vn hoặc hotline 0919 01 8448. 

Theo dõi blog Workspace.cleverads để đón đọc nhiều thông tin bổ ích nhé!