Spam Email: 5 nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp mắc phải

Hiện nay, Email Marketing vẫn là một trong những phương pháp quảng cáo trực tuyến hiệu quả và phổ biến nhất. Tuy nhiên các nhà quảng cáo phải đối mặt với nhiều thách thức hơn như: làm thế nào để nổi bật? tại sao thư đến lại vào Spam Email?… 

Đứng trước những thách thức tưởng chừng như vô cùng khó khăn để giải quyết cùng với xu hướng quảng cáo của thị trường đang dần chuyển sang influencer marketing, social marketing, video marketing, podcast marketing. Hầu hết các nhà quảng cáo đều chọn bỏ qua Email Marketing vì cho rằng nó kém hiệu quả. 

Trên thực tế, những thách thức này đều có thể giải quyết được. Hôm nay CleverAds sẽ chỉ ra 5 nguyên nhân chính mắc phải Spam Email và cách khắc phục cho doanh nghiệp. 

1. Spam email là gì? 

Spam email hiểu một cách đơn giản là những email không được yêu cầu hoặc không mong muốn gửi đến người nhận. Thông thường, các Spam email đều chứa nội dung quảng cáo, thông tin giả mạo, lừa đảo hoặc virus, có thể gây phiền hà và rủi ro bảo mật cho người nhận. 

Đọc thêm: Google Partner là gì? Những điều doanh nghiệp cần biết. 

Các email thường được gửi đến một danh sách dài người nhận, chúng được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm danh khách email công khai và danh sách email được mua bán. Khi gửi lượng lớn email như vậy, người gửi phải dùng đến các công cụ gửi tự động. Và tất nhiên điều này chưa được sự cho phép của người nhận. 

Có rất nhiều nguyên nhân khiến cho email đến lại vào spam. Tuy vậy, chỉ có 5 nguyên nhân chính mà các doanh nghiệp thường mắc phải. Chúng tôi sẽ lý giải và có cách khắc phục cho doanh nghiệp ngay dưới đây. 

2. Tiêu đề email hoặc nội dung email quá rõ ràng hoặc có các từ khóa gây nghi ngờ. 

Nguyên nhân này đề cập đến cách đặt tiêu đề của email và nội dung của email. Nếu có chứa các từ có nội dung chung chung hoặc quá rõ ràng. Điều này có thể làm giảm tính hiệu quả của email. 

Để dễ hiểu hơn, chúng tôi sẽ lấy ví dụ về email có tiêu đề quá rõ ràng như “Các thông tin quan trọng về tài khoản của bạn”. Với tiêu đề này, khách hàng sẽ nghi ngờ đó là email lừa đảo và chắc chắn họ không bao giờ mở nó ra. 

Ngược lại, khi tiêu đề email quá ngắn và chung chung; là từ khóa gây nghi ngờ như “khẩn cấp”, “bí mật” hoặc “tuyệt đối không được chia sẻ” trong nội dung email có thể khiến khách hàng cảm thấy lo lắng và không tin tưởng vào email. 

3. Bị vào mục Spam Email do địa chỉ email của doanh nghiệp chưa được xác minh 

Khi doanh nghiệp sử dụng địa chỉ email mới, các nhà cung cấp dịch vụ email như Gmail, Yahoo hoặc Outlook sẽ kiểm tra địa chỉ email đó có phải là một địa chỉ email hợp lệ hay không. 

Nếu địa chỉ email chưa được xác minh, các nhà cung cấp dịch vụ email sẽ coi đó là một tín hiệu có khả năng gửi thư rác. Và đương nhiên các email được gửi đi từ địa chỉ email này sẽ vào hộp thư rác hoặc bị spam Email. 

Ví dụ, nếu một doanh nghiệp sử dụng địa chỉ email mới như contact@company.com, các nhà cung cấp dịch vụ email sẽ không biết địa chỉ email này có phải địa chỉ email của một doanh nghiệp hợp lệ hay không. Vì vậy, tất cả email khi được gửi đi cho khách hàng hoặc đối tác đều có thể bị đưa vào mục spam. 

Đọc thêm: Hướng dẫn thay đổi địa chỉ Gmail mới nhất cho doanh nghiệp 

Để khắc phục vấn đề này, doanh nghiệp cần xác minh địa chỉ email của mình bằng cách sử dụng các công cụ xác minh như DKIM (DomainKeys Identified Mail), spf (Sender Policy Framework) … Các công cụ này giúp các nhà cung cấp dịch vụ email biết được rằng địa chỉ email của doanh nghiệp là hợp lệ và giảm thiểu các nguy cơ email gửi đến vào mục spam. 

4. Các quy tắc lọc email của khách hàng tránh vào spam Email

Các quy tắc lọc email của khách hàng thường được xây dựng dựa trên các yếu tố như tiêu đề email, nội dung email, địa chỉ nguồn và địa chỉ chỉ đích của email. Nếu email không tuân thủ các tiêu chuẩn này, chúng có thể bị đánh dấu là thư rác hoặc spam. 

Để đơn giản hơn hãy hình dung về email có tiêu đề là “Giảm giá 50% cho sản phẩm mới” và được gửi từ một email không rõ ràng hoặc không quen thuộc. Điều này rất dễ để email của doanh nghiệp khi gửi đến vào mục spam. 

Hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp đã tuân thủ tiêu chuẩn và quy tắc lọc email của khách hàng. 

5. Địa chỉ IP của doanh nghiệp bị đánh dấu là nguồn gửi thư rác 

Điều này xảy ra nếu các email trước đó được gửi từ địa chỉ IP của doanh nghiệp đã bị đánh dấu là thư rác hoặc nếu địa chỉ IP của doanh nghiệp được chia sẻ với đối tác hoặc nhà cung cấp dịch vụ khác, và địa chỉ IP đó đã bị đánh dấu là nguồn gửi thư rác. 

6. Người nhận đã đánh dấu email được gửi đến  là spam 

Một nguyên nhân khác khiến email gửi đến lại vào hộp thư rác là khi người nhận đã đánh dấu email  là spam. Người nhận có thể đã đánh dấu đây là spam email vì họ không quan tâm đến nội dung của email hoặc vì họ không nhận ra nguồn gốc của email đó. 

7. Không có thói quen gửi thử trước khi gửi cho nhiều khách hàng

Một nguyên nhân khác khiến email gửi đến lại vào hộp thư rác là doanh nghiệp không có thói quen gửi thử email trước khi gửi cho nhiều khách hàng. Việc gửi thử email có thể giúp doanh nghiệp xác định xem email có thể bị đưa vào hộp thư rác hay không và sửa chữa nội dung email hoặc tiêu đề email nếu cần thiết.

Đọc thêm: Các công cụ hỗ trợ Forward Mail đắc lực cho doanh nghiệp  

Ví dụ, một doanh nghiệp mới bắt đầu gửi email quảng cáo cho khách hàng thông qua một dịch vụ email marketing. Tuy nhiên, doanh nghiệp này không có thói quen gửi thử email test trước khi gửi cho nhiều khách hàng, và không kiểm tra cẩn thận nội dung email gửi đi .
Khi gửi email cho khách hàng, doanh nghiệp không nhận ra rằng nội dung email của họ liên quan đến một chủ đề không phù hợp hoặc chứa các từ khóa được đánh dấu là thư rác. 

Vì vậy, email của doanh nghiệp bị đưa vào hộp thư rác hoặc spam Email của khách hàng, dẫn đến việc email không được đọc hoặc không đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

8. Kết luận về spam Email

Email marketing vẫn là một hình thức marketing có hiệu quả, tuy vậy doanh nghiệp cần chú ý hơn về địa chỉ và nội dung email. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể nhờ sự hỗ trợ của các đơn vị cung cấp sản phẩm và dịch vụ Google Workspace. Đây sẽ là giải pháp tối ưu và tiết kiệm nhất cho doanh nghiệp. 

CleverAds tự tin là đối tác cao cấp và tiên phong của Google tại thị trường Việt Nam. Đem đến cho doanh nghiệp giải pháp trọn bộ 11 công cụ của Google Workspace giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu quá trình làm việc cũng như hiệu quả công việc. 

Nếu doanh nghiệp đang cần các giải pháp về Google Workspace, liên hệ với chúng tôi tại CleverAds để được hỗ trợ nhanh nhất.