Google Workspace là bộ công cụ năng suất giúp tăng hiệu quả quy trình làm việc của cá nhân và doanh nghiệp. Trong đó Google Calendar là một trong những công cụ được sử dụng nhiều nhất. Cùng xem cách sử dụng Google Calendar hiệu quả nhé! 

1. Google Calendar là gì?

Google Calendar nằm trong bộ công cụ tăng hiệu suất của Google, giúp quản lý thời gian, sắp xếp cuộc họp, lịch, ngày lễ quan trọng. Chức năng của Google Calendar bao gồm thêm lịch, cuộc họp, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc trong ngày và còn hơn thế nữa. 

Google Calendar cũng có thể được sử dụng dễ dàng trên đa nền tảng, từ điện thoại đến máy tính bảng hay PC. Điều này được Google thiết lập ở không chỉ Calendar, mà còn rất nhiều các công cụ cũng có khả năng hoạt động dễ dàng ở nhiều thiết bị như Google Meets, Gmail, Google Docs, …

Đọc thêm: Google Docs: Bí kíp tài liệu của các doanh nghiệp SMEs

2. Lợi ích khi sử dụng Google Calendar

Là một công cụ miễn phí được sử dụng phổ biến trên khắp thế giới, Google Calendar cung cấp nhiều lợi ích trong việc tăng năng suất và quản lý thời gian như: 

• Quản lý thời gian linh hoạt: Google Calendar giúp bạn quản lý thời gian một cách dễ dàng, hiệu quả và linh hoạt hơn. Bằng cách thêm sự kiện, lịch hẹn hoặc cuộc họp, bạn có thể dễ dàng xác định thời gian còn trống trong lịch của mình. Điều này giúp bạn đảm bảo thời gian của mình được sử dụng hiệu quả và loại bỏ sự xung đột lịch.
• Liên kết tài khoản: Với Google Calendar, bạn có thể liên kết tài khoản với các ứng dụng và dịch vụ khác của Google như Gmail, Google Drive, Google Meet… Bạn có thể dễ dàng chia sẻ sự kiện và lịch hẹn với đồng nghiệp, đối tác hoặc gia đình một cách nhanh chóng và thuận tiện.
• Tính năng nhắc nhở: Google Calendar cho phép bạn đặt nhắc nhở trước khi sự kiện diễn ra từ vài phút đến một ngày trước. Điều này giúp bạn không quên các nhiệm vụ quan trọng hoặc lịch hẹn quan trọng.
• Tạo lịch hẹn tự động: Bằng cách sử dụng tính năng Tạo cuộc hẹn của Google Calendar, bạn có thể tạo cuộc hẹn một cách tự động và dễ dàng. Chỉ cần chọn các thời gian phù hợp và gửi lời mời đến những người tham gia, Google Calendar sẽ tạo lịch hẹn tự động và thông báo cho tất cả các bên liên quan về thời gian cụ thể.
• Sử dụng trên nhiều thiết bị: Google Calendar cho phép bạn sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau, bao gồm điện thoại di động, máy tính bảng và máy tính. Điều này giúp bạn có thể truy cập và quản lý lịch của mình bất kỳ lúc nào và bất kỳ đâu trên các thiết bị khác nhau một cách dễ dàng và thuận tiện.

Đọc thêm: Google Drive – Dịch vụ lưu trữ đám mây trực tuyến

3. Cách sử dụng Google Calendar hiệu quả, chi tiết nhất

Sử dụng Google Calendar cơ bản

Nếu doanh nghiệp chưa biết phải bắt đầu sử dụng Google Calendar như thế nào, dưới đây là hướng dẫn: 

Bước 1: truy cập Google Calendar trực tuyến qua website: calendar.google.com

Bước 2: Tạo và sắp xếp tất cả các hoạt động thường ngày vào Google Calendar. Để tạo lịch, nhấn vào “Tạo” để tạo một lịch trình mới 

Bước 3: Điền hoặc chọn các thông tin phù hợp với ý tưởng lịch trình của bạn; các lựa chọn có sẵn bao gồm: 

• Sự kiện (các cuộc gặp mặt, sự kiện ngoài trời, sự kiện quan trọng, …)
• Việc cần làm (các công việc cá nhân, việc cần ghi nhớ, …)
• Lời nhắc (có thể được lặp lại theo tuần, theo ngày, theo tháng, …)

Bước 4: Sau khi lựa chọn hình thức và thêm tiêu đề, bạn có thể tùy chỉnh thời gian, màu sắc, lựa chọn mời người tham gia qua email, và nhiều lựa chọn cá nhân hóa khác. 

Cấp quyền và chia sẻ lịch Google Calendar

Bước 1: Bấm vào lịch mà doanh nghiệp muốn chia sẻ, bấm vào dấu ba chấm và chọn “công bố sự kiện”

Bước 2: Bấm vào sao chép liên kết, sau đó gửi liên kết Google Calendar tới những người mà doanh nghiệp muốn chia sẻ

Ví dụ về cách sắp xếp Google Calendar cá nhân hóa, giúp tối ưu hiệu suất làm việc và sắp xếp thời gian hiệu quả: 

Đọc thêm: Các tính năng Google Workspace quan trọng với doanh nghiệp

Lời kết

Google Calendar là một công cụ hữu hiệu, được sử dụng rộng rãi như một công cụ quản trị thời gian và tăng hiệu suất cho cả cá nhân và doanh nghiệp. Bài viết cung cấp kiến thức và hướng dẫn về sử dụng Google Calendar hiệu quả. Theo dõi CleverAds để đón đọc thêm các bài viết liên quan tới bộ công cụ Google Workspace nhé!

Nếu doanh nghiệp đang cần các giải pháp về Google Workspace, liên hệ với chúng tôi tại CleverAds để được hỗ trợ nhanh nhất.