Gmail Alias là gì? Vai trò của Gmail Alias trong quản lý Email
Gmail Alias là gì? Chúng có công dụng gì? Trong doanh nghiệp hiện nay, đây là công cụ quan trọng nhưng chưa thực sự được sử dụng phổ biến. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan đến chi tiết cho doanh nghiệp về Gmail Alias.
1. Gmail Alias là gì?
Email Alias của Google Workspace là một tính năng cho phép người dùng tạo ra nhiều địa chỉ email bổ sung cho tài khoản email chính của doanh nghiệp.
Tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý các email của mình một cách dễ dàng hơn. Đồng thời, cũng giúp doanh nghiệp có thể gửi và nhận email từ nhiều địa chỉ khác nhau nhưng vẫn đồng bộ hóa được với tài khoản email chính.
Ví dụ:
Nếu tên miền của doanh nghiệp là “Acompany.com” và tài khoản chính của nhân sự là “nguyenvanb@Acompany.com”. Từ tài khoản này, nhân sự có thể tạo một Email Alias là “account@Acompany.com” để sử dụng trong các hoạt động khác.
Khi nhận được email tại địa chỉ “account@Acompany.com”, thư sẽ được điều hướng đến hộp thư chính của “nguyenvanb@Acompany.com”.
Đọc thêm: Spam Email: 5 nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp mắc phải
2. Vai trò trong quản lý doanh nghiệp của Gmail Alias là gì?
2.1. Phân loại và quản lý Email hiệu quả hơn
Việc tạo các địa chỉ email Alias khác nhau cho từng bộ phận hoặc dự án. Ví dụ như sales@company.com; projectA@company.com… Từ đó, doanh nghiệp có thể phân loại các email của từng bộ phận hoặc dự án vào các hộp thư riêng biệt. Điều này cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm email liên quan đến từng bộ phận hoặc dự án.
Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp thiết lập các quy tắc chuyển tiếp và lọc mail để tự động chuyển email đến các địa chỉ email Alias vào hộp thư riêng biệt. Đồng thời, cũng lọc email spam hoặc email không mong muốn. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian để quản lý email và giúp doanh nghiệp tập trung vào các email quan trọng hơn.
2.2. Bảo vệ thông tin cá nhân và tránh spam
Với tính năng này, doanh nghiệp có thể giấu đi địa chỉ email chính khi doanh nghiệp dùng chúng để đăng ký các dịch vụ hoặc nhận email từ người lạ.
Thay vì tạo nhiều địa chỉ email khác nhau cho từng mục đích khác nhau thì doanh nghiệp cũng có thể tạo các địa chỉ Gmail Alias một lần.
Điều này nghĩa là 1 địa chỉ email Alias đó, có thể dùng được cho nhiều mục đích khác nhau.
Đọc thêm: Các công cụ hỗ trợ Forward Mail đắc lực cho doanh nghiệp
2.3. Tạo nhiều địa chỉ Email mà không cần tài khoản mới
Khi sử dụng Gmail Alias doanh nghiệp không cần phải tạo nhiều tài khoản email khác nhau để sử dụng cho các mục đích riêng biệt.
Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ tạo các địa chỉ email Alias khác nhau để sự dụng theo các mục đích. Việc này giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý email cho cá nhân, tổ chức cũng như doanh nghiệp.
3. Cách tạo và sử dụng Gmail Alias là gì?
- Đăng nhập vào tài khoản Gmail của doanh nghiệp.
- Nhấp vào biểu tượng hộp thư trên cùng bên phải của trang Gmail.
- Chọn “Cài đặt” trong menu xuất hiện.
- Ấn chọn tab “Tài khoản và nhập” trong cửa sổ cài đặt.
- Tìm đến phần “Gửi thư bằng địa chỉ” và nhấp vào nút “Thêm địa chỉ email khác”.
- Trong cửa sổ pop-up hiển thị: Nhập tên và địa chỉ email mới vào các trường tương ứng.
Lưu ý:
- Địa chỉ email mới này sẽ được thêm vào như một Alias cho tài khoản Gmail của doanh nghiệp.
- “Bước tiếp theo” và chọn “Gửi xác minh”.
Bước 8: Xác nhận việc thêm địa chỉ email mới bằng cách nhấp vào liên kết xác nhận trong email được gửi đến địa chỉ email mới.
4. Lưu ý khi sử dựng Gmail Alias là gì?
4.1. Không vi phạm luật
Doanh nghiệp nên sử dụng gmail Alias cho các mục đích chính đáng và tránh sử dụng nó với mục đích lừa đảo hoặc spam. Nếu cố tình có thể khiến tài khoản email của doanh nghiệp bị khóa và gây thiệt hại rất lớn đến danh tiếng.
Đọc thêm: Tầm quan trọng của mật khẩu Google với doanh nghiệp
4.2. Đảm bảo bảo mật thông tin khi sử dụng Gmail Alias là gì?
Chính vì được chia thành các email cho mục đích riêng biệt, các tài khoản email đó chứa rất nhiều thông tin mật của công ty, doanh nghiệp.
Thực hiện tăng cường bảo mật bằng cách sử dụng mật khẩu mạnh mẽ, kích hoạt xác thực hai yếu tố, giám sát hoạt động tài khoản, cân nhắc kỹ đối tượng chia sẻ thông tin…
Kết luận
Gmail Alias là một tính năng quan trọng trong Gmail cho phép doanh nghiệp tạo ra địa chỉ email phụ thuộc được liên kết với địa chỉ email chính. Giúp phân loại và quản lý thông tin trở nên dễ dàng và thuận tiện thay vì chỉ sử dụng một địa chỉ email duy nhất cho tất cả mục đích.
Với Google Workspace, doanh nghiệp không chỉ đơn thuần trải nghiệm tính năng Gmail Alias mà còn được trải nghiệm trọn bộ 11 công cụ quản trị cho doanh nghiệp. Hiện nay, CleverAds đang cung cấp ưu đãi siêu sinh nhật đối với các khách hàng đến ngày 15/8/2023.
