TOP công cụ hỗ trợ Forward Mail cho doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp mong muốn sử dụng các công cụ hỗ trợ Forward Mail như Google Workspace, Microsoft Office, 365 Zoho, Mail  Hiver… Tuy nhiên, đứng trước quá nhiều lựa chọn trên thị trường, doanh nghiệp chưa biết nên chọn công cụ nào là phù hợp và hiệu quả nhất. Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn. 

1. Forward Mail là gì?

Forward Mail là một tính năng cho phép chuyển tiếp thư điện tử từ một tài khoản email đến một hoặc nhiều địa chỉ email khác. 

2. Vai trò của Forward Mail trong doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp Forward Mail có vai trò vô cùng quan trọng. Nó giúp công việc của các phòng ban trở nên vô cùng thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng. 

Đây là tính năng hữu ích cho doanh nghiệp muốn nhận email từ email của nhiều đối tác, khách hàng khác nhau vào một tài khoản chính. Hay doanh nghiệp cũng có thể chuyển tiếp email đến một địa chỉ email khác để chia sẻ thông tin với các thành viên khác trong tổ chức. 

Đọc thêm: Tại sao mật khẩu Google quan trọng với doanh nghiệp  

2.1. Chuyển tiếp thư điện tử cho các nhân viên và phòng ban  

Tính năng Forward Mail cho phép các doanh nghiệp chuyển tiếp email từ tài khoản email cá nhân đến địa chỉ email chung của công ty hoặc phòng ban cụ thể. 

2.2. Tạo ra các địa chỉ email dự phòng  

Đối với doanh nghiệp, việc sử dụng các địa chỉ email dự phòng là rất quan trọng. Điều này đảm bảo rằng họ không bỏ lỡ bất kỳ email quan trọng nào. 

2.3. Quản lý tài khoản email cho doanh nghiệp 

Email của doanh nghiệp được chuyển tiếp đến một địa chỉ email chung của công ty, giúp cho việc quản lý email trở nên đơn giản và hiệu quả. 

2.4. Chia sẻ thông tin và tài liệu

Forward Mail cũng cho phép các doanh nghiệp chia sẻ thông tin và tài liệu với các nhân viên hoặc phòng ban khác trong công ty. Bằng cách này, các nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng. 

3. Các công cụ hỗ trợ Forward Mail đắc lực cho doanh nghiệp 

Đọc thêm: Hướng dẫn thay đổi địa chỉ Gmail mới nhất cho doanh nghiệp 

4. Các điều lưu ý khi Forward Mail 

4.1. Bảo mật 

Trước khi chuyển tiếp email, hãy đảm bảo rằng thông tin trong email được bảo mật và không bị tiết lộ cho bất kỳ ai ngoài những người cần thiết. 

4.2. Quyền truy cập trong Forward Mail 

Khi doanh nghiệp chuyển tiếp email từ một tài khoản email khác. Trong trường hợp này, cần xác định rằng doanh nghiệp đã có quyền truy cập vào tài khoản email đó hay chưa. 

4.3.  Tùy chọn chuyển tiếp trong Forward Mail

Hãy luôn kiểm tra lại các tùy chọn đã đúng hay chưa. Ví dụ như chuyển tiếp tất cả các email hoặc chỉ chuyển tiếp email từ một người hoặc một tài khoản cụ thể. 

4.4. Dấu hiệu chuyển tiếp 

Khi chuyển tiếp email, doanh nghiệp nên thêm ký hiệu chuyển tiếp vào trong đó. Điều này giúp người nhận biết tằng email đã được chuyển tiếp và có thể gây ảnh hưởng đến tính bảo mật của email. 

4.5. Tính toàn vẹn của email 

Trước khi gửi, hãy kiểm tra lại toàn bộ email. Đặc biệt phần tài liệu đính kèm. Phải chắc chắn rằng các tệp tài liệu đã được chuyển tiếp thành công. 

4.6. Hiệu quả quản lý email 

Trong trường hợp doanh nghiệp chuyển tiếp email đến nhiều địa chỉ khác nhau. Mục đích và người nhận cần được xác định rõ ràng để tránh gây nhầm lẫn và khó quản lý trong quá trình chuyển tiếp và trả lời email. 

5. Lời kết 

Forward Mail là một tính năng rất hữu ích cho doanh nghiệp vừa dễ sử dụng cũng rất nhanh chóng. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể chọn lựa công cụ hỗ trợ để tránh sai sót và nhầm lẫn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần kiểm tra lại thật kỹ lưỡng các thông tin và tùy chọn để tránh nhầm lẫn. 

Đọc thêm: Đơn vị cung cấp Google Workspace Uy Tín tại Việt Nam 

Bộ 11 công cụ Google Workspace được cung cấp đầy đủ công cụ và tính năng bao gồm Forward Mail cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tự hào là đơn vị tiên phong; đối tác cao cấp của Google Workspace, CleverAds chúng tôi cam kết đem lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp. 

Nếu doanh nghiệp đang cần các giải pháp về Google Workspace, liên hệ với chúng tôi tại CleverAds để được hỗ trợ nhanh nhất.